5 Cách để lập lịch biểu nhân viên dễ dàng |

Lập kế hoạch nhân viên là một mối quan tâm quan trọng đối với mọi người quản lý doanh nghiệp. Các nhà quản lý có thể cảm thấy áp lực gắn kết khi thiếu quy trình lập kế hoạch hiệu quả. Tương tự như vậy, nó làm tổn hại tinh thần của nhân viên khi họ không có lịch trình phục vụ kỹ năng và nhu cầu của họ. Để làm cho vấn đề tồi tệ hơn, thường người phụ trách lập kế hoạch nhân viên đang xử lý các đống lịch biểu, lịch biểu, lịch khả dụng và yêu cầu của nhân viên mà họ phải quản lý theo cách thủ công hoặc trên bảng tính lớn. Một số người lên lịch cống hiến cả ngày hoặc thậm chí hàng tuần để phát triển, xuất bản và chỉnh sửa lịch làm việc của nhân viên!

Có hàng chục vấn đề liên quan đến lịch biểu cần sự chú ý của người quản lý và nhân viên. Một lịch trình được quản lý tốt sẽ giúp tổ chức di chuyển và giải quyết nhiều tình huống phức tạp. Chúng ta hãy xem xét năm cách để làm cho quy trình dễ dàng hơn.

1. Biết nhóm của bạn

Bước đầu tiên để lập kế hoạch nhân viên hiệu quả là tạo danh sách nhân viên hiện đang làm việc cho doanh nghiệp hoặc bộ phận của bạn. Cùng với tên và vai trò của họ, bạn cũng nên giữ thông tin liên lạc hữu ích, cũng như mọi kỹ năng và chứng chỉ liên quan. Thông tin bổ sung có thể bao gồm cho dù họ là bán thời gian hay toàn thời gian, cũng như bất kỳ hạn chế làm thêm giờ nào.

2. Tạo quy trình cho nhân viên sẵn sàng

Giúp nhân viên có cơ hội giao tiếp giờ làm việc ưa thích của họ. Cung cấp cho nhân viên tùy chọn để lồng tiếng sở thích của họ cung cấp cho người quản lý một cách để quảng bá môi trường cộng tác. Ngoài ra, việc biết các sở thích của nhân viên có thể cho phép bạn đặt nhân viên trong một ca làm việc có sẵn thuận tiện cho cả hai bên. Tính khả dụng có thể được lưu giữ theo định dạng lịch hoặc dưới dạng biểu mẫu. Nhân viên sẽ có thể chọn nhiều hơn một ca được ưu tiên. Họ cũng nên biết rằng đôi khi họ có thể phải làm việc với người khác thay đổi để bao gồm tất cả các giờ làm việc mở.

3. Đặt lịch biểu dễ dàng truy cập

Khi bạn đã tạo lịch biểu, hãy đảm bảo rằng các nhân viên dễ dàng xem và truy cập lịch biểu đó. Thông thường, nhân viên có thể quên xem lịch biểu nếu lịch biểu không ở nơi dễ thấy. Hơn nữa, thật dễ dàng cho nhân viên để mất hoặc misplace bản sao giấy của lịch trình cá nhân của họ. Nếu nhân viên không có quyền truy cập dễ dàng vào lịch trình, họ sẽ thường xuất hiện muộn để làm việc (nếu chúng hiển thị).

4. Lên kế hoạch cho điều tồi tệ nhất

Khi bạn thiết kế lịch làm việc, hãy ghi nhớ yếu tố khẩn cấp. Một lịch trình được thiết kế tốt bao gồm một kế hoạch B, do đó người quản lý sẽ không phải hoảng sợ nếu bất kỳ nhân viên nào không xuất hiện hoặc phải rời khỏi trường hợp khẩn cấp. Việc có biểu đồ sẵn có được tổ chức tốt cũng sẽ giúp ích ở đây. Các nhà quản lý cũng phải có quy định rõ ràng về các giao dịch chuyển đổi và vắng mặt.

5. Lên lịch đúng người cho công việc

Sử dụng danh sách nhân viên của bạn để đảm bảo rằng bạn đang lên kế hoạch cho nhân viên theo tài năng và kỹ năng của họ. Đôi khi, đặc biệt là trong môi trường kém chất lượng, người quản lý buộc phải lấp đầy ca làm việc ngay cả với những nhân viên không phù hợp nhất với công việc. Điều này có thể hoàn thành công việc; tuy nhiên, doanh nghiệp của bạn sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ các quy trình được hoàn thiện so với việc hoàn thành. Thường xuyên lên kế hoạch cho nhân viên ở những vị trí không phù hợp với sở thích hoặc khả năng của họ cũng có thể có tác động tiêu cực đến tinh thần của nhân viên. Phần mềm lập kế hoạch hiệu quả sẽ cung cấp quản lý xung đột để tạo ra các lịch trình không có lỗi và cung cấp sự linh hoạt để xử lý các nhu cầu cụ thể của bạn. Tuy nhiên, bạn lập kế hoạch, bao gồm tất cả các thay đổi của bạn với đúng người trong khi làm cho quá trình hiệu quả hơn và ít căng thẳng hơn nên là mục tiêu cuối cùng của bạn.

Lịch hình ảnh lịch sự của Shutterstock