Hóa đơn của bạn đã bị từ chối: Top 8 mẹo cho các công ty lập hóa đơn |

Việc kết thúc thỏa thuận với một doanh nghiệp hoặc một khách hàng doanh nghiệp là một sự thúc đẩy lớn cho bất kỳ doanh nghiệp nào, nhỏ và lớn., là một điều hoàn toàn khác.

Nó có thể diễn ra suôn sẻ như bạn mong muốn, hoặc kết thúc trong một mớ hỗn độn. Tất cả phụ thuộc vào cách bạn lập hoá đơn cho khách hàng của mình. Khi nhận được và ghi lại, hóa đơn sẽ kích hoạt một loạt các quy trình dẫn đến tiền đánh vào tài khoản của bạn trừ khi xảy ra sự cố.

Chìa khóa để xóa hóa đơn đúng thời gian nằm trong chi tiết. Những lời khuyên sau đây đến từ hai năm của tôi trong các tài khoản phải trả và các khoản phải thu, và theo sau họ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc, và rất nhiều căng thẳng.

Xem thêm: Tài khoản phải trả là gì? Số liệu trong một phút

1. Biết nơi hóa đơn của bạn thực sự đi

Trong khi giao dịch với các công ty lớn, bạn phải nhớ rằng Tài khoản phải trả là một trong những quy trình đầu tiên được thuê ngoài và tự động hóa. Và ở đâu có tự động hóa, dung sai cho lỗi là bên cạnh không. Điều đó cũng áp dụng cho hóa đơn của bạn.

Điều này có nghĩa là ai đó ở một quốc gia khác (và thậm chí là múi giờ khác) có thể đặt hóa đơn của bạn. Cho dù đó là một bên thứ ba hoặc một trung tâm dịch vụ được chia sẻ, các tiêu chuẩn chất lượng đều nghiêm ngặt. Họ sẽ không ngần ngại từ chối một hóa đơn, đặc biệt là từ một nhà cung cấp nhỏ, trên một chút nghi ngờ rằng một cái gì đó đang tắt. Điều gì có vẻ như bạn là một chi tiết tầm thường thực sự có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho đối tác gia công trong trường hợp kiểm toán.

Hơn nữa, AP hoạt động với khối lượng tài liệu cao và mỗi tài liệu được đánh giá rất nhanh. Không có thời gian để phân tích tất cả các hóa đơn chi tiết - nó là chính xác hay không, và đó là nó. Đảm bảo hóa đơn của bạn được chấp nhận và được chấp thuận ngay lập tức. Làm sao? Vâng, bằng cách tuân thủ!

2. Đánh dấu nó ngay từ đầu

Phần lớn các vấn đề thanh toán mà tôi thấy có thể dễ dàng tránh được bằng cách thực hiện theo các yêu cầu thanh toán của khách hàng.

Đại diện bán hàng thường là những người nhận được hướng dẫn thanh toán, nhưng khi họ tập trung nhiều hơn vào việc đảm bảo khách hàng tiềm năng mới, họ có xu hướng bỏ qua các thủ tục xuất hiện sau.

Đảm bảo bán hàng và thanh toán của bạn trên cùng một trang. Đừng chờ đợi cho đến khi hóa đơn đã quá hạn để xác minh xem nó có được phát hành chính xác hay không.

Xem thêm: Khi nào hóa đơn tài chính có nghĩa?

3. Giữ hóa đơn của bạn có thể đọc được

Cho dù bạn gửi hóa đơn điện tử hay hóa đơn bằng giấy, chúng có thể được quét nhiều nhất ngay từ đầu và được chuyển đến phần mềm đọc hóa đơn. Kế toán AP xác minh chúng kế tiếp.

Đây là nơi mà rất nhiều thứ có thể sai. Trước hết, các ứng dụng này không tốt khi đọc màu. Bạn có thể bị cám dỗ để gia vị hóa đơn của mình với các màu sắc khác nhau, nhưng tốt nhất là giữ chúng đơn giản. Phải có tất cả văn bản và số màu đen.

Ngoài ra, không tự quét hóa đơn - hình ảnh kết quả trong hệ thống của khách hàng chắc chắn không thể đọc được. Cách tốt nhất để thực hiện là tạo PDF.

Thứ hai, đảm bảo rằng các chi tiết cần thiết (ngày hóa đơn, ngày đến hạn, số, số PO, tên công ty và địa chỉ, số tiền và thuế suất) nổi bật. Họ phải dễ dàng phát hiện ngay từ cái nhìn đầu tiên. Nếu không, hóa đơn có thể bị từ chối ngay lập tức, ngay cả khi thông tin thực sự ở đó.

4. Lập hóa đơn thực thể đúng

Công ty càng lớn thì càng có nhiều thực thể hơn. Trừ khi mẫu đơn đặt hàng nói cách khác, hãy lập hóa đơn đơn vị bạn đang thực sự kinh doanh.

Nhiều nhà cung cấp có xu hướng giải quyết hóa đơn của họ đến trụ sở công ty khi nghi ngờ về địa chỉ thanh toán chính xác. AP chắc chắn sẽ từ chối chúng và yêu cầu gửi lại tài liệu với các chi tiết đã sửa.

Ngoài ra, đừng bao giờ rút ngắn tên công ty hoặc địa chỉ của công ty. Ví dụ: một số quốc gia (Singapore) có quy định rất nghiêm ngặt về vấn đề này và AP có thể không chấp nhận hóa đơn có chữ viết tắt hoặc chi tiết bị thiếu.

Điều này nghe có vẻ vô lý, nhưng đôi khi tôi phải từ chối hóa đơn có số sàn hoặc số đường sai trong địa chỉ của khách hàng. Sử dụng chính xác những gì bạn đã được cung cấp bởi đối tác kinh doanh của bạn.

Xem thêm: Cách dự báo dòng tiền

5. Tôn trọng đơn đặt hàng

Khách hàng của bạn rất có thể sẽ yêu cầu số đơn đặt hàng (hoặc “PO”) trên hóa đơn của bạn. Hãy chắc chắn để xác minh nếu đó là trường hợp và tuân thủ tất cả các thông tin có trong PO.

PO là những gì AP tìm kiếm đầu tiên khi họ đặt hóa đơn sử dụng số này. Nếu không có hoặc khó phát hiện, hóa đơn có thể bị từ chối và bỏ lỡ hoạt động thanh toán dự định của nó. Theo dõi thời gian tài chính PO bao gồm và tiền mặt có sẵn. Gửi hóa đơn có PO bị lỗi thời hoặc hết tiền chắc chắn sẽ trì hoãn thanh toán theo ngày, nếu không phải tuần. Điều này đặc biệt có vấn đề trong quá trình chuyển đổi từ một năm tài chính / quý này sang năm tài chính khác.

Đó cũng là một cách hay để giữ một PO trên một hóa đơn. Nó có vẻ thuận tiện hơn khi bao gồm một số PO trong một tài liệu, nhưng nó sẽ làm AP khó đăng ký hơn, đặc biệt khi có vấn đề với một trong số chúng.

6. Hóa đơn tiền tệ phù hợp

Sự chênh lệch tiền tệ là một lý do phổ biến khác cho các khoản thanh toán bị trì hoãn, đặc biệt là khi giao dịch với các tổ chức nước ngoài. Hãy thận trọng hơn khi bạn đối phó với điều đó.

Một số quốc gia, như Ấn Độ, làm cho việc xử lý chuyển khoản ngân hàng bằng ngoại tệ trở nên vô cùng khó khăn. Tôi đã thấy thanh toán kéo trong nhiều tháng vì điều này, chỉ được giải quyết bằng cách phát hành một đơn hàng mới.

Trong trường hợp bạn lập hóa đơn cho khách hàng bằng loại tiền khác với địa phương, bạn cũng có thể cần cung cấp số tiền trên hóa đơn, bao gồm và không bao gồm thuế.

Xem thêm: 7 chỉ số chính mà mọi chủ doanh nghiệp nên theo dõi

7. Sửa đổi sổ địa chỉ của bạn thường xuyên

Giữ cho danh bạ của bạn được cập nhật có tầm quan trọng rất quan trọng, đặc biệt là khi bạn không thường xuyên hóa đơn cho khách hàng của mình. Các công ty lớn luôn cải tiến quy trình và hệ thống quản lý dữ liệu, thường dẫn đến thay đổi địa chỉ email.

Thông thường, họ liên lạc trước, nhưng email tự động có thể dễ dàng bị lạc trong hộp thư đến của bạn hoặc bị lọc là spam. Nếu bạn gửi hóa đơn đến một email cá nhân, hãy đảm bảo bao gồm địa chỉ tài chính hoặc kế toán chung trong CC. Mọi người đến và đi, vì vậy đừng mắc sai lầm khi liên hệ với một người không còn với công ty nữa.

Kế toán viên AP cũng có thể không kiểm tra hộp thư đến của họ thường xuyên như họ muốn. Gửi hóa đơn của bạn thông qua các kênh chung sẽ đảm bảo chúng được xử lý trong khung thời gian chuẩn.

8. Theo dõi với một nụ cười

Bất cứ khi nào bạn theo dõi AP về hóa đơn bị từ chối của bạn hoặc thanh toán bị trì hoãn, việc thân thiện sẽ đi một chặng đường dài. Đương nhiên, bạn có quyền yêu cầu tiền đúng hạn, nhưng lấy một âm bản với một nhân viên AP sẽ không giúp đỡ.

Vấn đề có lẽ không phải lỗi của họ. Họ có nhiều khả năng để đi thêm một dặm cho bạn nếu bạn thể hiện sự đồng cảm và tử tế. Công việc của họ cực kỳ trần tục, vì vậy đối xử với họ như những người hơn là máy móc sẽ có lợi cho bạn.