6 Công cụ giúp bạn quản lý nhóm từ xa |

Trong vài năm qua, công việc từ xa đã trở thành một giải pháp hấp dẫn đối với nhiều nhân viên và người sử dụng lao động.

Khoảng 67% công ty cho phép một số nhân viên làm việc tại nhà. phần trăm cho phép nhân viên làm việc từ xa một cách thường xuyên. Các đặc quyền của một tình huống làm việc từ xa khá rõ ràng đối với nhân viên, nhưng cũng có một số đặc quyền tuyệt vời cho người sử dụng lao động.

Các nghiên cứu cho thấy công nhân từ xa thường làm việc hiệu quả hơn và hài lòng hơn với công việc của họ. Các công ty cũng tiết kiệm được chi phí đầu tư cho thiết bị văn phòng, không gian và máy tính khi họ thuê nhân viên ở xa sử dụng văn phòng tại nhà để hoàn thành công việc hàng ngày của mình. dự án, và động não với nhau? May mắn thay, công nghệ làm cho việc này trở nên dễ dàng và bạn có thể bắt đầu với sáu công cụ trực tuyến này.

Xem thêm: 20 Công cụ tiếp thị Mỗi Chủ doanh nghiệp nhỏ nên thử

1. Công cụ tốc độ Internet

Theo một báo cáo của Washington Post, tốc độ internet có thể được gắn với năng suất. Nghiên cứu được giải thích trong báo cáo cho thấy các quốc gia có tốc độ internet trung bình cao cũng có GDP bình quân đầu người cao hơn trong khi các bang có tốc độ internet trung bình thấp cho thấy GDP bình quân đầu người thấp hơn.

Nhân viên của bạn cần internet tốc độ cao đáng tin cậy làm việc hiệu quả từ nhà. Số lượng tốc độ internet mà mỗi nhân viên yêu cầu phụ thuộc vào công việc hàng ngày của họ. Yêu cầu nhân viên của bạn sử dụng Công cụ tốc độ Internet để đảm bảo họ có tốc độ internet đủ cao để chia sẻ tệp lớn, sử dụng chương trình trực tuyến và tổ chức hội nghị video. Đó là một công cụ miễn phí dễ sử dụng và giúp bạn đánh giá nhu cầu internet của đội bạn.

Công cụ sẽ đưa nhân viên của bạn thông qua hàng loạt câu hỏi nhằm thu thập thông tin về việc sử dụng internet của họ. Khi kết thúc chuỗi câu hỏi, nhân viên của bạn sẽ nhận được một số cho tốc độ internet được đề xuất của họ. Sau đó, họ có thể đưa số này đến các nhà cung cấp internet tương ứng để đảm bảo họ có đủ tốc độ internet để xử lý việc sử dụng Internet cá nhân và chuyên nghiệp của họ và tránh thời gian trễ.

2. Google Drive

Các nghiên cứu đã tiết lộ rằng phải mất 8 nhân viên trung bình tìm kiếm để tìm đúng tài liệu và thông tin họ cần để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định. Quá trình này trở nên khó chịu hơn cho những người lao động từ xa không thể nhanh chóng giải quyết vấn đề bằng cách đến bàn làm việc của bạn để xác định nơi có thể tìm thấy tài liệu. Đây là lý do tại sao gửi nhiều phiên bản tài liệu tới một số thành viên trong nhóm là một thảm họa đang chờ xảy ra.

Google Drive giúp bạn dễ dàng tạo tệp và cộng tác trong thời gian thực. Bạn và các thành viên trong nhóm của bạn có thể xem các chỉnh sửa của nhau, thêm nhận xét và làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc. Khi một nhân viên lưu trữ tệp trong Drive của họ, họ có thể truy cập chúng trên bất kỳ thiết bị nào.

Google Drive được sử dụng miễn phí cho bất kỳ ai có tài khoản Gmail và không giới hạn số lượng cộng tác viên.

Xem thêm: Cách thức để thuê nhân viên đầu tiên của bạn

3. Trello

Các nghiên cứu chỉ ra rằng đối với mỗi 1 tỷ đô la đầu tư, 122 triệu đô la bị lãng phí do các dự án kém hiệu quả.

Quản lý dự án là cần thiết cho bất kỳ đội nào, nhưng nó đặc biệt thuận tiện khi nhóm của bạn làm việc từ xa. Trello là một hệ thống quản lý dự án hiệu quả giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn. Sử dụng các bảng của Trello, bạn có thể tạo các bước, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và biểu đồ tiến trình của nhóm.

Không có giới hạn thành viên và ứng dụng miễn phí để bạn có thể sử dụng nó trên máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình. Nếu bạn muốn tích hợp với Evernote, MailChimp, Google Drive, Dropbox và các công cụ khác, tùy chọn Business Class có sẵn với phí $ 9,99 hàng tháng cho mỗi người dùng.

4. HipChat

Khi nhân viên của bạn làm việc từ xa, bạn bỏ lỡ những lợi ích của thời gian trực tiếp và tương tác. HipChat, ứng dụng nhắn tin tức thì dành cho doanh nghiệp, cho phép bạn và các thành viên trong nhóm của bạn trò chuyện video hoặc văn bản, truyền tệp, chia sẻ màn hình và hơn thế nữa.

Phiên bản cơ bản là miễn phí cho người dùng không giới hạn và nếu bạn muốn trò chuyện video, chia sẻ màn hình và các tính năng nâng cao khác, HipChat Plus khả dụng với mức phí $ 2,00 hàng tháng cho mỗi người dùng.

Bạn cũng có thể lên lịch cuộc họp trực tiếp giữa nhân viên và người quản lý bằng ứng dụng này, điều quan trọng là bạn phải thực hiện ít nhất một cơ sở hàng tháng để liên lạc với mỗi người các thành viên trong nhóm từ xa. Nếu bạn không hoàn toàn chắc chắn về một cuộc gặp trực tiếp thành công, Tiny Pulse sẽ đưa ra một hướng dẫn tuyệt vời về những gì sẽ được thảo luận trong các cuộc họp cá nhân hàng tháng với nhân viên của bạn.

Xem thêm: Điều gì xác định công ty của bạn Văn hóa?

5. Các nghiên cứu điển hình về các tổ chức đã thực hiện theo dõi thời gian đã chỉ ra rằng việc sử dụng phương pháp theo dõi thời gian để theo dõi cách nhân viên dành thời gian của họ không chỉ mang lại lợi ích cho người quản lý để hiểu ngày trung bình trông như thế nào đối với nhân viên của họ. nó cũng có thể làm tăng đáng kể năng suất của nhân viên.

Rất khó để theo dõi giờ làm việc của người lao động ở xa và theo dõi mất bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ. Với việc chạy đúng thời gian trong nền máy tính của các thành viên trong nhóm, bạn có thể duy trì nhật ký kỹ thuật số của tất cả các dự án. Bạn có thể đặt mục tiêu hoàn thành, so sánh thời gian ghi với ước tính và sắp xếp các dự án dựa trên mức độ ưu tiên của chúng.

Nếu bạn muốn quản lý tất cả thành viên nhóm của mình trên cùng một tài khoản, gói Chuyên gia có sẵn cho một khoản phí hàng tháng $ 14,00 cho mỗi người dùng.

6. RealtimeBoard

Các báo cáo cho thấy rằng các nhân viên tham gia rất cao vào các tổ chức mà họ làm việc đến nay ít hơn 87% so với những nhân viên cảm thấy thảnh thơi từ các công ty của họ.

Mặc dù hơi khó để đảm bảo nhân viên bên ngoài của bạn tham gia, việc tìm cách giúp họ cảm thấy như một phần công ty của bạn sẽ là một bước quan trọng trong việc ngăn chặn tỷ lệ doanh thu cao trong nhóm từ xa của bạn.

Làm việc từ xa có thể ít căng thẳng hơn là đi lại. và các phiên động não bảng trắng. Phục vụ dưới dạng bảng trắng ảo, RealtimeBoard là ứng dụng cộng tác trực quan cung cấp phiên bản kỹ thuật số của các cơ hội liên kết nhóm này. Trong thời gian thực, bạn có thể tạo sơ đồ, nghiên cứu, động não, thêm ghi chú dán và hơn thế nữa. Ứng dụng miễn phí cho tối đa ba thành viên và kế hoạch bắt đầu với mức giá $ 40,00 mỗi tháng cho năm thành viên.

Quản lý nhóm từ xa có thể khó khăn, nhưng đầu tư vào công nghệ có thể giúp cộng tác, giao tiếp và theo dõi năng suất dễ dàng hơn. Việc thêm một vài công cụ này sẽ giúp hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của bạn và biến nhóm từ xa của bạn thành một lực lượng lao động hợp tác và hiệu quả hơn.