Hướng dẫn về tài chính doanh nghiệp nhỏ của bạn

Lập kế hoạch để bắt đầu một doanh nghiệp nhỏ? Bạn không cô đơn. Có 23 triệu doanh nghiệp nhỏ đã đăng ký tại Hoa Kỳ, theo Cơ quan Quản trị Doanh nghiệp Nhỏ.

Một bước quan trọng trong việc khởi động ước mơ của bạn là kiếm được tiền để làm điều đó. Nhưng tài chính doanh nghiệp nhỏ có thể khó khăn cho các doanh nhân mới làm quen. Bạn phải ước tính chi phí khởi động, lập báo cáo tài chính, tạo ra dòng tiền và hơn thế nữa.

Tất cả các doanh nghiệp nhỏ, từ khởi nghiệp cho đến thành lập hơn, sẽ khác nhau về lưu lượng tiền mặt, thời gian đáo hạn, quy mô và các đặc điểm khác. Không có tùy chọn tài chính duy nhất phù hợp với tất cả mọi người, vì vậy hãy đảm bảo bạn điều chỉnh kỳ vọng của mình với tình huống duy nhất của công ty bạn.

Để giúp bạn điều hướng, dưới đây là một số nguyên tắc chung để theo dõi tài chính cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Ước tính chi phí khởi động

Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho một cửa hàng truyền thống hay sẽ làm việc tại văn phòng nhà, bạn sẽ cần phải tính toán số tiền sẽ mất bao nhiêu để thoát khỏi mặt đất. Điều này sẽ yêu cầu danh sách chi tiết với ba danh mục riêng biệt:

• Tài sản kinh doanh: Bao gồm mọi thứ bạn cần trong thời gian dài, bao gồm không gian văn phòng, khoảng không quảng cáo và thiết bị. Đây thường là chi phí một lần và cũng được gọi là chi phí vốn hoặc chi tiêu.
• Chi phí kinh doanh: Bao gồm bất kỳ thứ gì bạn phải tiêu tiền trước khi bắt đầu và trong giai đoạn ban đầu của bạn. Điều này có thể bao gồm việc tạo một trang web, xin giấy phép, thành lập LLC và giữ cố vấn, cũng như trả tiền thuê nhà, tài liệu tiếp thị và tiền lương của nhân viên.

• Tiền trong ngân hàng: Trong sáu đến 12 tháng đầu tiên của hoạt động kinh doanh của bạn, bạn có thể sẽ cần phải trang trải chi phí và chi phí với một tài khoản dự trữ trước khi phá vỡ doanh số bán hàng ngay cả. Thêm tất cả chi phí khởi động và hàng tháng của bạn cho khoảng thời gian này và xác định số tiền bạn cần trong ngân hàng để ở lại nổi.

Khi bạn tạo danh sách chi phí và tài sản, hãy nghiên cứu và chỉ định số tiền ước tính cho mỗi mục. Khi nghi ngờ, đánh giá quá cao.

IRS cho phép các công ty khởi nghiệp ghi nhận tối đa 5.000 đô la chi phí khởi động kinh doanh trước khi doanh nghiệp mở cửa hàng. Tất cả các khoản khấu trừ được liệt kê trên Ấn bản 535 của IRS.

Lập báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính chủ yếu đề cập đến bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Họ rất cần thiết trong việc chuẩn bị khai thuế và, thông thường nhất, khi nộp đơn xin vay tiền. Bước này ít quan trọng hơn nếu công ty của bạn được khởi động hoặc nếu bạn dự định dựa vào huy động vốn từ cộng đồng hoặc tài trợ từ gia đình và bạn bè.

• A bảng cân đối kế toán liệt kê tài sản cũng như các khoản nợ và giá trị thực. Nợ phải trả là nghĩa vụ đối với chủ nợ và nhà đầu tư đã cung cấp tiền cho doanh nghiệp của bạn. Giá trị ròng thể hiện số tiền họ đã đầu tư. Tài sản chỉ ra cách thức các quỹ được sử dụng và đại diện cho bất kỳ thứ gì có giá trị sở hữu hoặc do doanh nghiệp, bao gồm tài sản hiện tại (như tiền mặt và hàng tồn kho), tài sản cố định (đất đai và thiết bị) và vô hình (nghiên cứu thị trường và bằng sáng chế). Tài sản của bạn phải bằng với các khoản nợ của bạn cộng với giá trị thực của bạn.
• An báo cáo thu nhập cho thấy bao nhiêu lợi nhuận kinh doanh mang lại cũng như tất cả các chi phí trong một khoảng thời gian. Số tiền này được sử dụng để xác định số tiền mà doanh nghiệp thực sự thực hiện khi chi phí được thanh toán.

Sử dụng tài chính cá nhân so với khoản vay

Để tài trợ cho doanh nghiệp của bạn mà không có nhà đầu tư bên ngoài, bạn sẽ cần phải sử dụng tiền của riêng bạn, vay tiền từ gia đình và bạn bè hoặc nhận khoản vay doanh nghiệp nhỏ.

Bạn có thể khởi động doanh nghiệp của mình bằng cách sử dụng tài sản cá nhân để tài trợ cho nỗ lực đó. Tài chính cá nhân cung cấp cho bạn quyền tự do sở hữu và các hoạt động không có nợ. Bằng cách này, các doanh nghiệp có thể bắt đầu các hoạt động quy mô nhỏ và quy mô với sự trợ giúp của nguồn tài trợ bên ngoài từ các ngân hàng hoặc những người cho vay thay thế.

Nhiều doanh nghiệp cũng nhận được các khoản vay từ bạn bè và các thành viên trong gia đình. Nếu bạn có kế hoạch vay tiền từ những người gần gũi với bạn và nó không phải là một món quà, hãy cân nhắc việc ký và công chứng một lưu ý để tạo ra một kế hoạch thanh toán ràng buộc về mặt pháp lý.

Hoặc, bạn có thể thử huy động vốn cộng đồng, cho phép bạn giữ tiền từ các nhà tài trợ mà không cần trả nợ.

Nếu bạn chọn để nhận khoản vay doanh nghiệp nhỏ từ ngân hàng, thông thường bạn sẽ có khoản phí gốc vay và lãi suất phải trả. Nếu bạn đủ điều kiện, khoản vay Quản trị doanh nghiệp nhỏ, được đảm bảo bởi chính phủ, có thể cho phép bạn thực hiện các khoản thanh toán nhỏ hơn trong một khoảng thời gian dài hơn. Trong khi các khoản vay cho phép bạn đặt nhiều tiền hơn vào doanh nghiệp của mình, điều đó cũng có nghĩa là bạn sẽ có nhiều tiền hơn để trả lại.

Các ngân hàng cho vay doanh nghiệp nhỏ trung bình đưa ra là khoảng 130.000 USD đến 140.000 USD, nhưng có thể lên tới 250.000 USD, theo SBA. Khoản vay doanh nghiệp nhỏ từ SBA trung bình khoảng 371.000 đô la, nhưng có thể dao động từ 5.000 đô la đến tối đa 5 triệu đô la.

Nếu bạn quyết định nhận khoản vay và bạn không có bất kỳ lịch sử tín dụng kinh doanh nào, thì người cho vay sẽ cần phải xem xét tín dụng cá nhân của bạn để xác định tất cả các điều khoản. Các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp chưa tồn tại trong hơn một năm sẽ gặp khó khăn hơn nhiều trong việc vay tiền.

Các ngân hàng cộng đồng nhỏ hoặc công đoàn tín dụng có thể cho các khoản vay doanh nghiệp nhỏ để khởi động của bạn nếu bạn có tín dụng tốt, một kế hoạch kinh doanh mạnh mẽ và nhiều tài sản thế chấp. Nếu không, bạn nên tìm kiếm các tùy chọn tài chính khác.

Phát triển phân tích dòng tiền

Dòng tiền là cách tiền chuyển vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn.Bạn cần phải xác định số lượng tiền mặt sẽ chảy ra khỏi doanh nghiệp của bạn và đo lường nó so với tiền mặt sẽ chảy vào. Lý tưởng nhất, bạn muốn dòng tiền lớn hơn dòng chảy của bạn để trang trải chi phí và chuyển lợi nhuận.

Ba khía cạnh chính của doanh nghiệp của bạn đi vào phân tích:

• Hoạt động: Đo lường thu nhập ròng và tổn thất bằng cách đánh giá tất cả các chi phí bán hàng và kinh doanh trong công ty đối với các luồng và luồng giao dịch tiền mặt
• Đầu tư: Bao gồm chi phí vốn cho tài sản và thiết bị, chứng khoán đầu tư, mua và bán tài sản kinh doanh dài hạn.
• Tài chính: Tất cả số tiền bạn nhận được để tài trợ cho doanh nghiệp của mình, bao gồm cả khoản thanh toán cho vay

Vì vậy, ví dụ, nói rằng nhà hàng ACME có dòng tiền đầu tư $ 25,000 trong quý đầu tiên của nó từ một sự kết hợp của doanh số bán hàng nhà hàng và một khoản vay kinh doanh. Chi tiêu tiền mặt của nó trong quý đầu tiên là khoảng $ 20,000 bao gồm chi phí lương thực, tiền lương, tiền thuê nhà, bếp mới, tiếp thị, bảo hiểm và tiền lãi vay. Vì vậy, trong quý này, dòng tiền tại Nhà hàng ACME có thể trang trải tất cả các khoản chi tiêu với lợi nhuận thêm 5.000 đô la.

Sử dụng phân tích hòa vốn

Phân tích hòa vốn giúp bạn xác định thời điểm doanh nghiệp của bạn sẽ “hòa vốn” trên tất cả các chi phí và bắt đầu thu lợi nhuận. Việc thiết lập điểm hoà vốn là điều quan trọng để xác định tài chính doanh nghiệp bởi vì bạn cần tìm ra số tiền bạn sẽ cần để trang trải chi phí - và trong bao lâu - trước khi doanh thu bán hàng đạt đến điểm lợi nhuận.

Chi phí bạn đã nêu trong ước tính khởi động sẽ là điểm chuẩn để xác định bạn sẽ cần bao nhiêu doanh thu. Bạn sẽ có thể bao trả tất cả chi phí cố định không bị ảnh hưởng bởi doanh thu, chẳng hạn như tiền thuê nhà, bảo hiểm và tiền lương. Tuy nhiên, bạn cũng sẽ phải chi trả các chi phí biến đổi thay đổi tùy thuộc vào doanh thu, chẳng hạn như khoảng không quảng cáo và giao hàng.

Lưu ý rằng bạn không tự động chia ngay cả khi doanh số bán hàng của bạn bằng chi phí trên cao của bạn. Ví dụ, nói ABC Đồ chơi bán đồ chơi của nó tại $ 10 cho mỗi mục. Chi phí biến đổi để bán đồ chơi đó là 4 đô la cho mỗi mặt hàng và cửa hàng đồ chơi có 10.000 đô la chi phí mỗi tháng. Nếu 1.000 đồ chơi được bán trong một tháng với giá 10 đô la mỗi chiếc, doanh thu sẽ là 10.000 đô la. Tuy nhiên, để phá vỡ ngay cả doanh thu cần phải trả $ 4.000 trong chi phí biến đổi ($ 4 x 1.000 đồ chơi được bán) cũng như tổng chi phí. Mặc dù doanh thu 10.000 đô la đáp ứng được 10.000 đô la ở trên cao, nhưng nó không bao gồm chi phí thay đổi thêm 4.000 đô la và do đó, không đáp ứng được điểm hòa vốn.

Để biết thêm thông tin về tài chính doanh nghiệp nhỏ và bắt đầu kinh doanh của bạn, hãy tham khảo trang web Hướng dẫn doanh nghiệp nhỏ của chúng tôi.

Hình ảnh thuyền phóng qua Shutterstock.