Chú ý đến thư thoại |

Là một phần của Dịch vụ Khách hàng, nhóm của bạn phải chú ý đến thông điệp thư thoại của khách hàng. Hầu như tất cả chúng ta đều có máy trả lời hoặc khả năng thư thoại trên điện thoại nhà của chúng tôi, điện thoại văn phòng và điện thoại di động. Và tất cả chúng ta để lại một số thông điệp gửi đi trên những hệ thống đó, đôi khi hài hước, đôi khi buồn tẻ và cứng nhắc, thường trực tiếp và đưa ra các sự kiện cơ bản: bạn đã đạt được * tên *, để lại lời nhắn sau âm và chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn.

Bây giờ là câu hỏi. Khi bạn thực hiện cuộc gọi và được kết nối với hộp thư thoại, bạn có thường xuyên điều chỉnh tin nhắn trong khi chờ âm báo không? Có vấn đề. Đối với nhiều người trong chúng ta, thông điệp lời chào của thư thoại rất thường xuyên, chúng tôi bỏ qua nó hoàn toàn. Và ở đó chúng tôi thể hiện sự thiếu tôn trọng của chúng tôi đối với khách hàng của mình. Và làm như vậy, làm hại các doanh nghiệp của chúng ta.

Ví dụ, cách đây không lâu, chúng tôi đã nhận được một tin nhắn trên thư thoại nhà của chúng tôi. Đó là từ một luật sư, chúng tôi sẽ gọi anh ấy là ông A. Turney. Ông A. Turney đã để lại lời nhắn cho ông Cheung về một vấn đề pháp lý hiện tại, và cần ông Cheung trả lời cuộc gọi của ông ngay lập tức. Đối với tôi, đây là một sự lừa đảo rõ ràng về số điện thoại. Tôi nghĩ rằng ông A. Turney sẽ gọi ông Cheung vào ngày hôm sau khi ông không nghe tin từ ông.

Ngày hôm sau chúng tôi có một tin nhắn khác từ ông A. Turney, nói với ông Cheung, trong một chút khó chịu giọng nói, để gọi lại ngay lập tức. Bây giờ, điều này thật buồn cười, vì lúc đó, tôi có thói quen kể chuyện cười với tin nhắn gửi đi của chúng tôi, và giọng nói của tôi có một giọng hơi Tây Bắc Thái Bình Dương khá nhẹ, với những gợi ý nhỏ về nền Bắc Scandinavia Thượng Midwest của tôi. Và để nói sự thật, tôi nghi ngờ rất nhiều rằng ông Cheung sẽ kể chuyện cười trên hộp thư thoại điện thoại doanh nghiệp của mình.

Ngày thứ ba đến, và ngạc nhiên của tôi, ông A. Turney đã để lại cho chúng tôi một tin nhắn khác. Anh ta trở nên khá bực mình. Tôi chỉ có thể nhìn thấy anh ta, ngồi ở bàn làm việc của anh ta, nhấn nút quay số lại trên điện thoại của anh ấy, và bận rộn đa tác vụ, viết những câu tra tấn và vặn lại, trong khi lơ đãng lờ đi trò đùa của tôi lần thứ ba. Bây giờ, tôi đã nhận được một chút khó chịu bản thân mình. Vì vậy, tối hôm đó tôi đã gọi cho văn phòng của ông A. Turney và nói với thư thoại HIS rằng ông đã để lại tin nhắn cho ông Cheung ở số điện thoại không chính xác cả tuần. Sau đó, tôi đã thay đổi thông điệp gửi đi của mình để kể một trò đùa luật sư hơi khó chịu. Thật không may, tôi không có số của ông Cheung, hoặc tôi đã gọi cho anh ấy để cho anh ấy biết rằng luật sư của anh ấy thiếu sự chú ý đến từng chi tiết.

Đêm thứ năm chúng tôi trở về nhà, và chắc chắn rằng anh A. Turney đã để lại một tin nhắn khác cho ông Cheung. Rõ ràng là anh ta không nghe tin nhắn của chúng tôi với trò đùa luật sư ribald, hay ít nhất anh ta không hề đề cập đến nó, cũng như anh ta không nghe tin nhắn bằng giọng nói OWN của mình, nói rằng anh ta đang sủa điện thoại sai. Nhưng bạn sẽ không nghĩ mình đã tìm ra một điều gì đó không ổn sau gần một tuần các cuộc gọi chưa được trả lời về vấn đề pháp lý đang chờ xử lý?

Dưới đây là một số điều cần xem xét trong danh bạ Dịch vụ Khách hàng của bạn với VoiceMail:

• Nếu bạn là doanh nghiệp, hãy sử dụng lời chào gửi đi giống như doanh nghiệp trên thư thoại của bạn, bao gồm tên doanh nghiệp của bạn.
• Khi bạn, một thành viên của Nhóm Chăm sóc Khách hàng, hãy gọi cho ai đó và bạn được gửi đến thư thoại, nghe tin nhắn. Đừng bỏ qua nội dung thư. Có thông tin tốt ở đó. Bạn có thể thấy rằng người bạn muốn là ra khỏi văn phòng trong một tuần. Hoặc là họ đã chuyển hoặc rời công ty. Bạn có thể tìm một số khác để gọi. Hoặc bạn có thể phát hiện ra bạn đang gọi sai số.
• Nếu bạn hứa bạn sẽ trả lời cuộc gọi cho khách hàng, hãy làm theo lời hứa đó. Khách hàng của bạn đang chờ cuộc gọi của bạn. Để lại thông tin thích hợp trên hộp thư thoại của họ và nếu có thể, hãy gọi lại cho họ sau để xác nhận rằng họ đã nhận được tin nhắn của bạn.
• Nếu lời chào thư thoại bạn gặp phải không phải là thứ tự, nó sẽ là một gợi ý rõ ràng rằng có lẽ bạn đã nhập sai số, hoặc có thể đã được khách hàng của bạn cung cấp số không chính xác. Trong trường hợp đó, bạn nên dành thêm một chút nỗ lực để liên lạc với họ bằng email, hoặc tra cứu chúng trong danh bạ.
• Nếu bạn vẫn để lại tin nhắn trên một thư thoại không chính xác, bạn giải phóng khách hàng hiện tại của mình gần như chắc chắn để xa lánh một khách hàng tiềm năng mới. Tôi biết rằng tôi sẽ không đi đến ông A. Turney vì công việc pháp lý của tôi. Anh ấy không lắng nghe tôi trước khi anh ấy nghĩ tôi là khách hàng của anh ấy … tại sao tôi lại tin anh ấy sẽ lắng nghe tôi nếu tôi thực sự?

Cho khách hàng của bạn biết rằng bạn tôn trọng họ và đánh giá cao sự liên lạc của bạn với họ. Hãy lắng nghe những gì họ nói.

p.s. Tôi đã không nhận được thư thoại từ ông A. Turney gần đây. Có lẽ ông Cheung đã thuê một luật sư mới kể từ khi ông A. Turney rõ ràng là bỏ qua các nhu cầu pháp lý của mình vì ông A. Turney không bao giờ gọi ông trở lại.