Lời khuyên từ Cơ quan thu phí B2B về cách nhận thanh toán |

Bạn đã phát triển một kế hoạch kinh doanh tuyệt vời và bạn có những khách hàng tiềm năng mới. Vấn đề là, họ muốn trả sau bạn đã chuyển giao sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Điều này khiến bạn khó chịu vì điều tồi tệ nhất có thể xảy ra là bạn không được trả tiền. Tuy nhiên, bạn mới chơi game và bạn muốn giữ mọi thứ linh hoạt.

Biết khách hàng của bạn

Mỗi tuần tại Kaplan Group, chúng tôi sẽ yêu cầu khách hàng thu thập từ khách hàng doanh nghiệp, nhưng tài liệu không hiển thị dứt khoát khách hàng là ai.

Ví dụ:

• Có thể không có đơn đặt hàng.
• Khách hàng có thể có nhiều pháp nhân khác nhau và giấy tờ không rõ ràng thực thể nào chịu trách nhiệm.
• Doanh nghiệp có thể đã được bán mà không có nhà cung cấp biết và thứ tự đến từ một thực thể mới không xác định.
• Khách hàng sử dụng tên thương mại hoặc DBA chứ không phải tên pháp nhân.
• Thủ tục giấy tờ mô tả tên pháp nhân là công ty hoặc LLC nhưng thực thể không được đăng ký thực sự.

Bất kỳ vấn đề nào trong số này có thể dẫn đến việc bạn không được thanh toán. Vì vậy, ở cấp độ cơ bản nhất, hãy đảm bảo nhận được tên hợp pháp của khách hàng, địa chỉ thực của họ và để xác minh thông tin liên hệ (điện thoại, điện thoại di động, email).

Xem thêm: Cách Persona của Khách hàng có thể Cải thiện Doanh nghiệp của bạn

Điều tra khách hàng của bạn

Ngân hàng không cho vay tiền mà không điều tra tín dụng của khách hàng. Các nhà cung cấp cần phải làm như vậy. Thông thường các nhà cung cấp thu thập thông tin này trên một ứng dụng tín dụng. Nếu bạn không có, Sổ tay Ứng dụng Tín dụng điện tử miễn phí có 19 mẫu và giải thích chi tiết về mọi thứ cần xem xét.

Khi bạn có thông tin, bạn cần xác minh và kiểm tra tín dụng của họ. Dưới đây là một số điều bạn có thể làm:

• Kiểm tra tên tổ chức trực tuyến miễn phí với Bộ trưởng Ngoại giao.
• Liên hệ với tài khoản thương mại và ngân hàng.
• Chạy báo cáo tín dụng doanh nghiệp.

Xem thêm: 8 Mẹo nhanh về cách thiết lập tín dụng kinh doanh và nhận tài chính

Gần đây chúng tôi đã có một khách hàng đã thực hiện công việc tư vấn 30.000 đô la mà không thực hiện bất kỳ việc gì trong số này. Trong vòng chưa đầy ba phút và với dưới một đô la, chúng tôi đã học được khách hàng của họ có hơn 500.000 đô la tiền thuế, sở hữu hàng tá pháp nhân khác nhau với gần 1 triệu đô la trong bản án và không có hy vọng nào được thanh toán. bảo vệ

Điều quan trọng là khách hàng của bạn đồng ý với các điều khoản thanh toán của bạn, bao gồm cả những gì xảy ra nếu họ không thanh toán đúng hạn. Điều này có thể được đưa vào đơn đăng ký tín dụng, hợp đồng hoặc mẫu đơn đặt hàng của bạn. Cần nêu rõ thời điểm thanh toán đến hạn và lãi suất tích luỹ nếu đến hạn.

Nếu khách hàng sẽ có nhiều hóa đơn hoặc hợp đồng với các khoản thanh toán hàng tháng, một điều khoản tăng tốc cho biết tất cả các khoản phải trả nếu một khoản thanh toán trễ là có lợi. Bạn cũng có thể muốn chỉ rõ nơi xảy ra tranh tụng nếu điều này trở nên cần thiết. Yêu cầu bảo lãnh cá nhân nếu doanh nghiệp không có lịch sử tín dụng tốt.

Đây là tất cả các điều khoản tiêu chuẩn mà khách hàng của bạn có thể sẽ đồng ý miễn là trong tài liệu ban đầu của bạn. Nhưng một khi họ trả tiền trễ, đã quá trễ để có được sự bảo vệ và đòn bẩy thu gom đi kèm với chúng.

Hóa đơn kịp thời, chính xác và theo dõi chính xác theo lịch trình

Bạn không thể được trả tiền nếu bạn không không gửi hóa đơn. Nếu hóa đơn được gửi trễ, có lỗi hoặc không rõ ràng, điều đó mang lại cho khách hàng của bạn một lý do để trì hoãn thanh toán. Liên hệ với khách hàng của bạn trước khi hóa đơn là do đảm bảo rằng họ đã nhận được hóa đơn và không có câu hỏi hoặc thắc mắc nào.

Nếu họ không trả đúng hạn, hãy theo dõi ngày đầu tiên hóa đơn quá hạn.

Nếu khách hàng của bạn biết bạn sẽ cho họ trả tiền trễ, họ sẽ . Có thủ tục tại chỗ để theo dõi định kỳ trên bất kỳ hóa đơn quá hạn nào. Ví dụ:

Email 15 ngày trước ngày hết hạn để đảm bảo khách hàng của bạn có hóa đơn và không có mối quan tâm.

• Nếu không có phản hồi, gửi email lại trong bốn ngày làm việc
  • Nếu vẫn không có phản hồi, hãy gọi cho họ
  • Gọi ngày sau khi hóa đơn là do yêu cầu về tình trạng thanh toán
• Nếu họ nói rằng thanh toán đã được gửi bằng thư, hãy hỏi số séc, nếu số tiền đó là thanh toán đầy đủ và ngày gửi bằng thư
  • Nếu bạn không đến được người trực tiếp, hãy theo dõi sau hai hoặc ba ngày cho đến khi bạn nhận được phản hồi qua điện thoại hoặc email
  • Nếu quá hạn 15 ngày và không có cam kết, gửi thư qua thư và gửi bản sao qua email
• Nếu quá hạn 30 ngày, hãy gọi và gửi email cho người quản lý hoặc người quản lý tài chính phải trả tiền hàng tuần theo dõi
• Sau 60 ngày quá hạn, gọi điện và gửi email cho chủ doanh nghiệp.
• Sau 75 ngày quá hạn, gửi thông báo cuối cùng bằng thư và email với nhu cầu 10 ngày
• Gọi cho chủ sở hữu và giám đốc tài chính vài ngày sau đó để đảm bảo họ nhận được thông báo
  • Chuyển sang một đại lý thu nợ chuyên về khiếu nại B2B khi quá 90 ngày quá hạn
• Điều này có vẻ như rất nhiều công việc. Tuy nhiên, nó không là gì so với nỗi đau và mất tài chính của việc không được trả tiền hoặc luôn luôn được trả tiền trễ.

Dòng tiền là rất quan trọng đối với tất cả các công ty và nếu bạn không ở trên đầu trang của các khoản phải thu của bạn, mọi thứ có thể xấu đi nhanh chóng. Bạn luôn có thể có ngoại lệ đối với các nguyên tắc này. Điều quan trọng là phải có một tập hợp các thủ tục mà bạn tuân thủ một cách nhất quán và ngoại lệ chỉ được cấp khi được bảo hành.

Đừng ngại hỏi tiền đó là hợp pháp của bạn và tạm ngừng cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm cho đến khi tất cả hóa đơn quá hạn

Xem thêm: Mẫu hóa đơn miễn phí Bạn có thể sử dụng ngay bây giờ

Thực hiện hành động nhanh chóng nếu quá hạn

Số liệu thống kê khảo sát được biên soạn trong nhiều năm bởi Liên đoàn Luật thương mại Mỹ cho thấy cơ hội thu thập hóa đơn giảm nhiều hơn hơn một phần trăm mỗi tuần sau khi quá hạn.

Vào thời điểm hóa đơn bị trễ 90 ngày, đã có 26% cơ hội sẽ không bao giờ được thanh toán. Vào thời điểm bảy tháng qua, có ít hơn 50% cơ hội thu thập được.

Hầu hết các đại lý thu nợ đều hoạt động trên cơ sở dự phòng - bạn chỉ trả tiền nếu họ thu thập.

Khi một tài khoản cần sự chú ý đặc biệt, bạn càng sớm chuyển nó sang một cơ quan thu mua thương mại uy tín, bạn càng có cơ hội nhận được thứ gì đó thay vì không có gì.