Cách chuẩn bị cho doanh nghiệp của bạn trước mùa thuế |
Cả nÆ°á»c Äầu tuần mÆ°a giông, miá»n Trung chấm dứt nắng nóng
Mục lục:
- Mẹo # 1: Sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi chi phí kinh doanh
- Mẹo # 2: Sử dụng các loại chi phí trong phần mềm kế toán của bạn
- Mẹo # 3: Sử dụng bản tóm tắt thẻ tín dụng doanh nghiệp hàng năm
- Mẹo # 4: Không cần giấy tờ
- Điểm mấu chốt
Mẹo # 1: Sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi chi phí kinh doanh
Một trong những điều mà nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đấu tranh đang ở lại đầu trang của sổ sách kế toán của họ trong suốt cả năm. Nếu bạn không sử dụng một phần mềm kế toán như QuickBooks hoặc Xero, bạn đang tự đặt mình thất bại đến thời điểm thuế.
Tôi là một CPA và tin tưởng hay không, tôi sử dụng QuickBooks để làm sách của mình và chuẩn bị sẵn sàng cho mùa thuế. Điều này làm cho nó dễ dàng hơn nhiều và đảm bảo rằng bạn giữ hồ sơ chính xác về thu nhập và chi phí của bạn. Nếu bạn thấy mình luôn ở chế độ "bắt kịp" khi nói đến sách của bạn, thì bạn phải đầu tư vào phần mềm kế toán.
Mẹo # 2: Sử dụng các loại chi phí trong phần mềm kế toán của bạn
Danh mục chi phí chỉ là một cách để nhóm các giao dịch mua mà bạn thực hiện cho doanh nghiệp của mình. Ví dụ: vật tư văn phòng, nhà hàng và xăng là các loại chi phí. Chúng có thể giúp bạn theo dõi chi phí của nhà cung cấp tốt hơn là thiết lập từng nhà cung cấp để mua hàng ngày.
Lý do là nó sẽ cho phép bạn nhập chi phí nhanh hơn. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nó sẽ cho phép bạn chỉ theo dõi các thông tin quan trọng nhất cần thiết cho mục đích thuế.
Hãy xem qua một kịch bản để xem cách làm việc này:
Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể mua vật tư văn phòng cho doanh nghiệp của bạn. Hy vọng rằng, bạn không giống như một đứa trẻ trong một cửa hàng kẹo chú ý đến tất cả những chiếc bút và máy tính xách tay sáng bóng mới trên kệ. Nhiều khả năng, bạn sẽ chỉ mua vật tư văn phòng cần thiết từ một cửa hàng cung cấp văn phòng như Office Depot hoặc Staples, nhưng bạn cũng có thể mua vật tư văn phòng từ những nơi khác như Costco hoặc Target.
Khi bạn sẵn sàng ghi lại những giao dịch mua này phần mềm kế toán, thiết lập nó như thế này:
- Đừng tạo bốn nhà cung cấp trong QuickBooks (hoặc QuickBooks thay thế) cho Office Depot, Staples, Costco và Target.
- Do thiết lập một nhà cung cấp được gọi là "mua hàng văn phòng" hoặc "vật tư văn phòng" và mã hóa tất cả các giao dịch mua hàng văn phòng cho nhà cung cấp "văn phòng".
Trong bảng bên dưới, tôi đã bao gồm một số ví dụ về mua hàng ngày mà bạn có thể thiết lập danh mục Thay vì các nhà cung cấp
Hầu hết các chủ doanh nghiệp không cần theo dõi số tiền họ chi tiêu với mỗi nhà cung cấp mà họ mua các vật dụng hàng ngày như đồ dùng văn phòng, xăng và bữa trưa của khách hàng. Tin hay không, IRS cũng không yêu cầu bạn theo dõi chi phí của bạn như thế này.
Ngoài ra, các báo cáo tài chính chủ chốt mà bạn sử dụng để xác định sức khỏe của doanh nghiệp của mình "Vật tư văn phòng" và không phải là nhà cung cấp cụ thể mà bạn đã mua; Đây là một lý do khác khiến bạn không cần phải theo dõi chi phí của mình bởi nhà cung cấp.
Tôi là một người hướng dẫn kế toán phụ trợ và tôi cũng dạy QuickBooks. Khi tôi đang giải thích khái niệm này trong một lớp học của tôi, một bàn tay lập tức bắn lên. Lúc đầu, tôi nghĩ rằng học sinh sẽ cố gắng và thử thách tôi xem liệu IRS có thực sự yêu cầu bạn theo dõi chi phí của bạn theo cách này không - bạn có thể nói rằng điều này xảy ra thường xuyên không?
Tuy nhiên, học sinh đã trở thành chủ sở hữu nhượng quyền thương mại của một văn phòng H & R Block địa phương. Ông ủng hộ yêu cầu của tôi 100 phần trăm. Anh ta nói với lớp rằng trong việc chuẩn bị khai thuế cho chủ doanh nghiệp, anh ta thường chia sẻ những lời khuyên như thế này. Ông tiếp tục nói rằng vào cuối ngày nếu IRS muốn mức độ chi tiết đó, bạn luôn có thể xuất biên nhận.
May mắn thay, tôi có một giải pháp tuyệt vời cho bạn để loại bỏ các biên lai mà bạn đã nhét trong hộp đựng găng tay của chiếc xe và hộp giày yêu quý, vì vậy hãy tiếp tục đọc!
Mẹo # 3: Sử dụng bản tóm tắt thẻ tín dụng doanh nghiệp hàng năm
Trước tiên, mỗi chủ doanh nghiệp nhỏ nên thiết lập một tài khoản séc riêng ( không bao giờ được sử dụng cho chi phí cá nhân) để bạn có thể dễ dàng xác định thu nhập và chi phí có thể báo cáo và / hoặc khấu trừ cho các mục đích thuế.
Nếu bạn không làm điều này, nó sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi các chi phí kinh doanh hợp pháp có thể đủ điều kiện khấu trừ thuế so với chi phí cá nhân, không phải.
Nếu bạn có cả chi phí kinh doanh và cá nhân trong cùng một tài khoản ngân hàng, bạn sẽ cần phải đi qua các báo cáo ngân hàng của bạn và chỉ bao gồm các chi phí liên quan đến doanh nghiệp của bạn trong phần mềm kế toán của bạn. Quy trình tách chi phí cá nhân và kinh doanh này quá tẻ nhạt nên tôi hứa bạn sẽ sẵn sàng chạy đến ngân hàng gần nhất để thiết lập tài khoản doanh nghiệp đó để tránh trải qua năm thuế tiếp theo này!
Trước khi bạn biết, Ngày 15 tháng 4 sẽ có mặt ở đây. Nếu thời gian thuế leo lên bạn mỗi năm, hãy xem bốn mẹo lập kế hoạch thuế này mà mỗi doanh nghiệp nhỏ nên triển khai. Tuy nhiên, nếu bạn tình cờ tìm thấy chính mình bằng cách nhập chi phí vào phần mềm kế toán của bạn, một cách để có được những chi phí đó nhanh chóng là sử dụng bản tóm tắt hàng năm mà các công ty thẻ tín dụng cung cấp vào đầu tháng.
nó tóm tắt tất cả các giao dịch mua của bạn theo loại chi phí. Bạn có thể sử dụng những con số này để tính tổng chi phí của bạn cho mỗi danh mục. Dưới đây là ảnh chụp nhanh về tổng thể của nó.
Như bạn thấy, hầu hết các danh mục sẽ giống như những gì bạn đã thiết lập trong phần mềm kế toán của mình:
Một nhược điểm khi sử dụng câu lệnh tóm tắt như thế này là bạn sẽ không thể nhập ngày chính xác của mỗi lần mua hàng. Trong kế hoạch lớn của sự vật, điều này là nhỏ, nhưng nó không phải là một cái gì đó mà bạn nên thực hiện một thói quen. Hãy nhớ rằng, đây là một giải pháp ngắn hạn để bạn có thể nhận được chi phí của bạn ghi lại, tạo ra báo cáo tài chính, và nộp thuế đúng thời hạn! Nếu bạn mua tài sản cố định trong năm, điều quan trọng là phải có ngày mua cụ thể vì nó là thành phần quan trọng trong tính toán chi phí khấu hao được khấu trừ cho mục đích thuế.
Mẹo # 4: Không cần giấy tờ
là người đầu tiên thừa nhận rằng khái niệm "không cần giấy tờ" luôn có vẻ tốt nhưng rất khó để tôi nắm lấy - lúc đầu. Là một kế toán viên, tôi là một người đề xuất tài liệu lớn. Khi họ nói về bộ phim pháp lý yêu thích của tôi, Law & Order, “đó là về những gì bạn có thể chứng minh.” Đó cũng là phương châm của IRS.
Với công nghệ ngày nay, việc tạo ra các bản sao biên lai điện tử dễ dàng hơn rất nhiều các tài liệu tài chính khác mà bạn đã từng lưu trữ trong một tủ hồ sơ vật lý. Đó là thời gian để thoát khỏi những tủ hồ sơ bụi đang chiếm không gian và di chuyển đến một hệ thống nộp đơn điện tử. Việc định vị các tài liệu được lưu trữ trên máy tính của bạn dễ dàng hơn nhiều (hay trong đám mây) hơn là trộn các thư mục tệp.
Nhưng, làm thế nào để bạn sắp xếp tất cả các tệp này? Vâng, bạn đặt câu hỏi tuyệt vời. Tôi khuyên bạn nên sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây trực tuyến như Dropbox. Bạn có thể tạo một thư mục cho năm (2017) và sau đó là thư mục con cho mỗi loại chi phí (ví dụ: Thiết bị Văn phòng, Bữa ăn, Nhiên liệu). Tải ứng dụng xuống thiết bị di động của bạn để khi bạn ra ngoài và bạn có thể dễ dàng quét biên lai, lưu chúng vào đúng thư mục và gửi giấy biên nhận đó! Bạn sẽ không nhận được nhiều biên nhận trong hộp găng tay hoặc ví để xử lý sau này.
Nếu bạn không thuyết phục, bạn có thể thực hiện các bước bé bằng cách bắt đầu ở một khu vực, nhưng tôi hứa rằng một khi bạn thực hiện khái niệm "không cần giấy tờ", bạn sẽ không thể loại bỏ những tủ hồ sơ đó đủ nhanh. Dưới đây, hãy tìm một số chiến lược bạn có thể thực hiện để chuyển sang mô hình “không cần giấy tờ”:
Biên nhận quét
Loại bỏ biên nhận là một trong những sai lầm phổ biến nhất được thực hiện bởi các doanh nghiệp nhỏ. Đừng bỏ lỡ khoản khấu trừ thuế vì bạn đã loại bỏ biên lai. Có một số ứng dụng trên thị trường sẽ cho phép bạn quét biên nhận. Neat và Shoeboxed là cả hai ứng dụng tuyệt vời sẽ tích hợp với phần mềm kế toán như QuickBooks hoặc Xero để bạn có thể loại bỏ hoàn toàn dữ liệu!
Tải xuống hóa đơn từ nhà cung cấp
Ngày nay, hầu hết các nhà cung cấp sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn nhận hóa đơn của bạn bằng email hoặc cho phép bạn tải xuống trực tiếp từ trang web của họ. Tôi khuyên bạn nên ngừng các hóa đơn của mình được gửi qua thư cho bạn và bắt đầu tải xuống hóa đơn của bạn thay thế. Điều này sẽ cho phép bạn tiết kiệm thời gian bằng cách không phải quét trước; bạn có thể dễ dàng lưu hóa đơn trong thư mục điện tử của bạn hoặc tải nó lên phần mềm kế toán của bạn chỉ trong vài phút.
Tiền thưởng nếu bạn sử dụng Xero, họ có một tính năng thú vị được gọi là các tệp cạnh nhau. Điều này cho phép bạn tải lên hóa đơn nhà cung cấp của bạn cho phần mềm để bạn có thể có thông tin ngay trước mặt bạn khi bạn đã sẵn sàng để viết séc đó.
Nhận biên nhận PDF
Ngày nay, nhiều nhà bán lẻ đang di chuyển ra khỏi giấy biên nhận và cung cấp cho bạn tùy chọn nhận văn bản hoặc email kèm theo biên lai của bạn. Tôi khuyên bạn nên đi với biên lai được gửi qua email vì nó thường là tài liệu PDF có thể tải xuống trong khi biên nhận tin nhắn văn bản có thể không. Bạn có thể dễ dàng kéo và thả một biên lai PDF vào một thư mục điện tử trong chưa đầy một phút.
Tải xuống tất cả các bản sao kê ngân hàng hoặc thẻ tín dụng
Đối với hầu hết các bạn làm ngân hàng trực tuyến giống như tôi, điều này có lẽ là không trí tuệ. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn nhận được ngân hàng giấy hoặc bảng sao kê thẻ, bạn nên cắt dây càng sớm càng tốt. Đây là một trong những lĩnh vực mà bạn có thể giảm thiểu khả năng bị đánh cắp nhận dạng của bạn.
Tin hay không, có những người ngoài đó ăn cắp danh tính của mọi người chỉ bằng cách mở thư của họ. Tôi không còn nhận bất kỳ tài liệu nào có thông tin tài chính như bảng sao kê ngân hàng hoặc thẻ tín dụng hoặc 401k hoặc thông tin đầu tư khác qua thư ốc.
Điểm mấu chốt
Tin hay không, thời gian thuế có thể thực sự dễ dàng. Chìa khóa để đạt được mục tiêu đó là thiết lập một hệ thống sẽ hoạt động cho bạn và gắn bó với nó. Để bắt đầu, hãy dành một vài giờ trong tuần đầu tiên của mỗi tháng để đảm bảo bạn đã quét và gửi tất cả hóa đơn và hóa đơn cho tháng trước đó. Đồng thời, hoàn tất quy trình hòa giải trong phần mềm kế toán của bạn cho tất cả tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng để đảm bảo số dư ngân hàng hoặc thẻ tín dụng và sách của bạn khớp.
Đảm bảo đặt lịch này vào lịch của bạn như một cuộc họp định kỳ với sách của bạn. ”Hãy thử và chọn một ngày làm việc chung và một ngày mà bạn có xu hướng ở trong một tâm trạng khá tốt, (tức là một buổi sáng thứ Sáu hoặc thứ Bảy). Nếu bạn sẵn sàng thực hiện công việc trong suốt cả năm, dấu gạch ngang điên rồ đến ngày 15 tháng 4 sẽ trở thành một điều của quá khứ.
Để biết thêm về việc chuẩn bị cho mùa thuế, hãy nhớ xem 4 điều mà mọi doanh nghiệp nhỏ nên biết Về thuế.
