Làm thế nào để ngăn chặn các vấn đề về dòng tiền?

Nói một cách đơn giản, dòng tiền của bạn là thước đo những gì bạn đã đến và những gì bạn đã đi ra ngoài. Trên cơ sở đó, tất cả đều quá dễ dàng để giả định rằng nếu con số cũ cao hơn con số sau, thì tất cả đều tốt.

Tuy nhiên, bạn cũng cần cân nhắc khi nào mỗi lần thanh toán sẽ được nhận hoặc thực hiện. Nói cách khác, tất cả sẽ rất tốt nếu bạn đã thanh toán 26.000 đô la cho khách hàng của mình và chỉ có số tiền hàng tháng là 13.000 đô la, nhưng đó không phải là sự an ủi nếu họ trả tiền trễ và nhà cung cấp của bạn đang yêu cầu thanh toán ngay lập tức. khoảng trống, trớ trêu thay, đặc biệt nguy hiểm cho các doanh nghiệp dựa trên sản phẩm đang phát triển nhanh và có lợi nhuận. Tại sao? Bởi vì mỗi khi bạn hạ cánh một khách hàng mới, bạn sẽ cần phải mua nguyên liệu để hoàn thành đơn đặt hàng của họ (chưa kể đầu tư vào người và thiết bị mới) trước khi bạn được trả tiền.

Nếu những khách hàng đó trở thành người trả chậm, kinh doanh có lãi và phát triển có thể đối mặt với các vấn đề về dòng tiền và thanh lý có thể.

Vậy bạn có thể thực hiện những bước nào để biến đổi dòng tiền của mình?

1. Dự báo doanh số bán hàng và chi tiêu chính xác của bạn

Tiền bối được đặt trước, do đó hãy chắc chắn rằng dự báo dòng tiền của bạn là chính xác, cả về số liệu và thời gian. Nhìn vào doanh thu năm ngoái sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng tốt về những gì bạn sẽ làm trong năm nay (giả sử, tất nhiên, bạn đã không giành được hoặc mất bất kỳ khách hàng lớn nào trong thời gian chờ đợi)

Sau đó tính toán chi phí sản xuất hàng hóa của bạn và các dịch vụ, vì điều này sẽ giúp bạn thích nghi với dự đoán của bạn nên các đơn đặt hàng mới đáng kể xuất hiện.

Đồng thời, hãy nhớ bao gồm tất cả chi phí cố định của bạn - chi phí duy trì cơ sở của bạn và thanh toán cho nhân viên của bạn, bao gồm tiền lương, tiền thuê nhà, các mức thuế kinh doanh, các hóa đơn và tất nhiên là các yêu cầu về thuế. Hãy xem xét công thức vàng để dự báo dòng tiền trong các doanh nghiệp nhỏ.

2. So sánh dự đoán của bạn với thực tế

Tuy nhiên, dự đoán của bạn sẽ vô dụng trừ khi bạn liên tục so sánh chúng với thực tế để xem liệu bạn có đúng con số của mình hay không.

Làm như vậy mỗi tháng sẽ cho phép bạn điều chỉnh số liệu của bạn, lần lượt cho phép bạn dự đoán bao nhiêu tiền mặt trong tay bạn sẽ có một tuần, một tháng, hoặc thậm chí một năm xuống dòng.

3. Chuẩn bị nhiều hơn một lưu lượng tiền mặt

Cách tốt nhất để bảo vệ bạn trước bất kỳ điều bất ngờ nào khó chịu là chuẩn bị ba dự báo khác nhau: một trường hợp tốt nhất, trường hợp xấu nhất và tùy chọn giữa đường.

Để tạo ra những con số này, bạn sẽ cần phải nhìn vào cách thị trường của bạn đang phát triển; xem xét vấn đề dòng tiền theo mùa; xem xét liệu các đối thủ cạnh tranh mới có khả năng trình bày một mối đe dọa hay không; và suy nghĩ xem liệu khách hàng hiện tại của bạn có hoàn toàn hài lòng hay đang cân nhắc các nhà cung cấp khác hay không.

4. Hãy chắc chắn rằng bạn đang thực tế

Đừng đưa vào sự cám dỗ của giả định rằng tất cả sẽ được tốt; một dự báo lạc quan không thực tế sẽ nhanh chóng dẫn đến rắc rối.

Hãy chắc chắn rằng bạn không tinh chỉnh ngày theo cách này và để đảm bảo rằng các con số trông tốt. Nếu có vấn đề gì xảy ra, bạn muốn biết về chúng ngay bây giờ để bạn có thể giảm thiểu chúng.

Nhưng bạn có thể thực hiện các bước nào để xử lý dòng tiền nhìn cận biên?

5. Gửi hóa đơn cho khách hàng của bạn nhanh chóng

Hóa đơn càng sớm, bạn càng sớm được trả tiền. Một số doanh nghiệp coi việc lập hóa đơn như một công việc mệt mỏi - một cái gì đó phải được thực hiện chỉ sau khi các hoạt động tạo doanh thu được hoàn thành.

Trong khi điều quan trọng là phải theo đuổi tăng trưởng, tăng trưởng là không liên quan nếu dòng tiền của bạn bị lung lay và bạn không hoạt động. Dành thời gian dành riêng cho việc lập hóa đơn và chuẩn bị tất cả thông tin bạn cần trước.

6. Giúp khách hàng dễ dàng thanh toán

Hãy thử cung cấp một loạt các phương thức thanh toán khác nhau, vì không phải tất cả khách hàng đều chọn chuyển khoản ngân hàng. Tiền mặt, séc, thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng, và các dịch vụ chuyển tiền trực tuyến và ngoại tuyến đều là những lựa chọn hữu ích - và có thể dẫn đến việc thanh toán nhanh hơn nhiều.

7. Xem xét giảm giá cho thanh toán sớm

Một số khách hàng có thể chọn trả tiền nhanh hơn nhiều nếu họ có thể tiết kiệm một ít tiền mặt. Mặc dù bạn có thể cung cấp các điều khoản 30 ngày chuẩn, bạn có thể muốn giới thiệu một điều khoản bổ sung, chẳng hạn như chiết khấu 5 phần trăm cho thanh toán trong vòng một tuần.

8. Thực hiện một chính sách kiểm soát tín dụng vững chắc

Ngược lại, đừng ngại hành động chắc chắn với những người trả tiền trễ dai dẳng, những người có thể sụp đổ công ty của bạn. Bằng cách theo dõi cẩn thận các hoá đơn chưa thanh toán, bạn sẽ có thể xác định khách hàng có vấn đề.

Điều này đặc biệt quan trọng vì thanh toán trễ có thể trở thành không thanh toán.

Trên thực tế, theo một nghiên cứu của công ty Hà Lan Atradius, người đã khảo sát Châu Mỹ về hành vi thanh toán hóa đơn, 38,4% hóa đơn B2B được phát hành không được thanh toán bằng ngày đáo hạn, 5,2% hóa đơn vẫn còn tồn đọng hơn 90 ngày sau ngày đáo hạn của họ, và 2,7% các khoản phải thu được ghi nhận là không thể thu hồi. Atradius kết luận rằng trung bình, các doanh nghiệp ở châu Mỹ mất 51,9% giá trị hóa đơn không được thanh toán trong vòng 90 ngày kể từ ngày đến hạn.

Bằng cách thực hiện chính sách thu tiền rõ ràng và nhất quán, bạn đảm bảo rằng tất cả khách hàng đều được đối xử công bằng và các khoản thanh toán đó được thực hiện phù hợp với các điều khoản đã thỏa thuận của bạn. Truy vấn các hóa đơn quá hạn thường xuyên và thực hiện một loạt các lời nhắc leo thang là ngày đáo hạn bị bỏ qua trước khi liên quan đến một cơ quan đòi nợ.

Tuy nhiên, việc bảo đảm thanh toán nhanh hơn chỉ là một nửa phương trình. Bạn có thể làm gì để giảm bớt hoặc trì hoãn việc ra ngoài của chính mình?

9. Tận dụng tối đa các điều khoản thanh toán của chủ nợ và thương lượng lại nếu bạn có thể

Nếu bạn thanh toán cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản điện tử vào ngày cuối cùng, tiền vẫn còn trong tài khoản của bạn càng lâu càng tốt trong khi bạn vẫn tuân thủ các điều khoản thanh toán của họ.

Tuy nhiên, nếu dòng tiền của bạn vẫn gặp khó khăn, bạn có thể cân nhắc xem họ có gia hạn thời gian hoặc chấp nhận thanh toán theo từng giai đoạn hay không. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là các cuộc đàm phán này giúp chu trình chuyển đổi tiền mặt của bạn có nhiều khả năng thành công hơn với các nhà cung cấp mà bạn có mối quan hệ gần gũi và liên tục.

10. Xem xét thay đổi nhà cung cấp

Nếu nhà cung cấp hiện tại của bạn không thể hoặc sẽ không làm việc với bạn để gia hạn thời hạn thanh toán, bạn có thể xem xét thay đổi. Khi đánh giá các nhà cung cấp mới tiềm năng, bạn nên cân nhắc cẩn thận các giao dịch mà họ cung cấp dựa trên các điều khoản thanh toán mà họ chỉ định.

11. Quản lý cổ phiếu của bạn một cách cẩn thận

Nếu bạn có khối lượng lớn cổ phiếu đang ngồi trong kho của bạn, đại diện cho số tiền có thể được củng cố dòng tiền của bạn.

Bằng cách theo dõi bán hàng cẩn thận và điều chỉnh đơn đặt hàng của bạn một cách thích hợp, bạn có thể giảm thiểu cổ phần giải phóng nhiều tiền mặt.

12. Nếu bạn gặp khủng hoảng dòng tiền, hãy vay tiền kinh doanh

Ngay cả khi bạn thực hiện tất cả những lời khuyên trên, bạn vẫn có thể gặp khủng hoảng dòng tiền lẻ - đó đơn giản là bản chất của việc kinh doanh. Nếu điều này xảy ra, một khoản vay doanh nghiệp nhỏ có thể khiến bạn phải chịu đựng.

Đừng quên rằng trong khi các ngân hàng đã thắt chặt đáng kể tiêu chí cho vay của họ kể từ vụ tai nạn tài chính năm 2008, các nhà cho vay thay thế thường linh hoạt hơn và áp dụng các tiêu chí khác nhau, bạn có cơ hội được chấp nhận.