Tại sao bỏ qua dòng tiền có thể giết doanh nghiệp nhỏ của bạn

Các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều trở ngại, đặc biệt là khi mới bắt đầu, và dòng tiền là gần đầu danh sách. Ngay cả đối với các công ty có lợi nhuận, nó có thể là một thách thức để đảm bảo rằng nhiều tiền hơn đang đến trong mỗi tháng hơn là đi ra ngoài. Hàng tồn kho, các khoản phải thu, các hợp đồng bán hàng và biên chế phải được quản lý hiệu quả để các công ty không bị mất đầu tư và tăng trưởng cần thiết do thiếu vốn lưu động.

Chúng tôi đã hỏi Jeremy Office, một Delray Beach, cố vấn giàu có tại Florida cho các doanh nhân và một thành viên của trang web của chúng tôi Yêu cầu một mạng lưới tư vấn, về cách thức chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát dòng tiền của họ và phát triển doanh nghiệp của họ.

Tại sao việc quản lý dòng tiền lại quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ?

Quản lý dòng tiền là yếu tố quyết định liệu doanh nghiệp có thành công hay không. Thống kê cho thấy 50% doanh nghiệp thất bại. Trong nhiều trường hợp, đây là những doanh nghiệp có lợi nhuận, nhưng họ đóng cửa do quản lý dòng tiền kém. Trong khi các mối quan tâm chính là hiển nhiên, chẳng hạn như cuộc họp biên chế hoặc trả tiền cho một nhà cung cấp, đó là hiệu ứng gợn sóng và kết hợp của quản lý dòng tiền kém nhất quán có thể thực sự gây tổn hại.

Đây là một tình huống quá phổ biến: Bob's Dry Cleaning là một doanh nghiệp có lợi nhuận, vì vậy Bob quyết định thực hiện thanh toán xuống trên một thiết bị mới. Tuy nhiên, anh không chú ý đến dòng tiền, và số tiền anh chi cho thiết bị là cần thiết cho bảng lương tuần đó. Anh ấy không có tiền mặt và không đáp ứng được bảng lương (đây không phải là lần đầu tiên), vì vậy người lái xe tải / giao hàng của anh ấy đã nghỉ việc. Bob đang hoảng loạn và chuyển trọng tâm của mình sang việc nhận / giao hàng để lấp đầy khoảng trống trong khi cũng cố gắng tìm một người lái xe mới. Bob không có thời gian để gọi các tài khoản khác để thu thập các khoản phải thu một cách kịp thời, do đó, một vài khoản thanh toán khác bị trì hoãn.

Trong khi đó, khách hàng lớn nhất của Bob không hài lòng vì việc giao hàng của anh bị trì hoãn và anh quyết định tìm một nhà cung cấp khác. Chu kỳ tính lương tiếp theo đến và giờ nó lớn gấp hai lần. Đồng thời, tiền thuê nhà cũng phải trả, và Bob có một khoản thanh toán mới còn nợ khi mua thiết bị mà anh đã thực hiện. Bob không thể đi hai chu kỳ mà không trả lương cho nhân viên của mình, vì vậy giờ Bob dành thời gian quản lý các khoản thanh toán trễ cho chủ nhà và nhà cung cấp thiết bị của mình và đảm bảo họ sẽ thanh toán CÀNG SỚM CÀNG TỐT.

Bob đang điên cuồng cố gắng hiểu ai nợ anh ta tiền và gọi họ để được trả tiền. Anh không có thời gian để tập trung vào việc có được tài khoản mới, vì vậy doanh số của anh bắt đầu giảm. Bob bắt đầu mất khách hàng bởi vì người lái xe giao hàng mà anh ta thuê trong tuyệt vọng đã không được đào tạo phù hợp và trộn quần áo của mọi người lên. Trước khi Bob biết điều đó, anh ta bị doanh nghiệp của mình tiêu thụ và không biết phải tập trung vào điều gì. Công việc kinh doanh có lợi nhuận của anh hiện đang trên bờ vực đóng cửa vì anh không còn doanh thu để hỗ trợ việc đốt cháy hàng tháng của mình.

Một doanh nghiệp nhỏ cần triển khai chiến lược mới - ví dụ, tăng khoảng không quảng cáo cho kỳ nghỉ, thuê nhân viên mới, triển khai công nghệ mới hoặc mua thiết bị mới - có thể làm nhanh hơn và có niềm tin vào quyết định của mình nếu nó hiểu được hậu quả và kế hoạch tác động của dòng tiền. Tiền mặt crunches là không thể tránh khỏi cho một doanh nghiệp nhỏ, nhưng nó là dễ dàng hơn nhiều để vượt qua khi doanh nghiệp dự đoán và có nhiều thời gian để tìm một giải pháp.

" HƠN: Cách kiếm vốn lưu động cho các doanh nghiệp nhỏ

Chủ doanh nghiệp nhỏ nên lưu ý gì để tính chính xác nhất dòng tiền?

Họ nên tập trung vào thực tế hơn là dữ liệu giả định. Chủ doanh nghiệp nhỏ thường đưa ra quyết định dựa trên kỳ vọng nhận tiền mặt trong tương lai và khi điều đó không xảy ra, họ có thể đưa họ vào khủng hoảng tiền mặt. Điều này không có nghĩa là bạn không nên tính đến các biên nhận trong tương lai (vì điều này là quan trọng trong việc lập mô hình luồng tiền), nhưng đúng hơn là bạn nên thực tế khi nhận được các biên nhận đó. Nếu hóa đơn nợ bạn đến hạn trong 30 ngày nhưng khách hàng luôn thanh toán trễ 15 ngày, bạn nên tính thêm thời gian trễ khi dự kiến ​​luồng tiền.

Điều quan trọng là các chủ doanh nghiệp nhỏ liên tục theo dõi quy trình lưu chuyển tiền của họ để đảm bảo kỳ vọng của họ phù hợp với những gì thực sự xảy ra. Điều này sẽ giúp xây dựng niềm tin và sự phụ thuộc vào quá trình này.

Một số công cụ đơn giản mà các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng để theo dõi luồng tiền của họ là gì?

Công cụ quản lý dòng tiền phong phú và thay đổi dựa trên thông tin cần thiết, chuyên môn kỹ thuật cần thiết và mức độ tự động hóa. Nhiều trang web dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ, cùng với các ứng dụng kinh doanh nổi tiếng như Microsoft Office và Google Documents, đã tạo ra các mẫu tiêu chuẩn hóa có thể tải xuống miễn phí. Trong những năm gần đây, đã có nhiều nền tảng phần mềm và ứng dụng khác nhau đã nổi lên để giúp quản lý dòng tiền. Một tìm kiếm đơn giản của Google sẽ mang lại vô số các nền tảng, bao gồm Pulse, Float và Up Cash Flow của bạn. Và nhiều chương trình kế toán hàng đầu đã bắt đầu kết hợp các công cụ quản lý dòng tiền (ví dụ, báo cáo dự báo dòng tiền của QuickBooks).

Mỗi tùy chọn đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng, và một doanh nghiệp nhỏ nên quyết định dựa trên công cụ mà nó thấy hiệu quả nhất. Một công cụ chỉ mang lại lợi ích nếu thông tin mà nó cung cấp dẫn đến kết quả có thể hành động, vì vậy nếu một doanh nghiệp nhỏ thấy rằng một công cụ quá phức tạp hoặc không thể lấy thông tin có lợi, chủ sở hữu nên tìm giải pháp khác.

Nói chung, bạn nên thuê một nhà tư vấn độc lập để thiết lập khuôn khổ và dạy cho chủ doanh nghiệp cách sử dụng dòng tiền. Điều này cung cấp một nguồn lực để gọi với các câu hỏi và dẫn đến một sự hiểu biết sâu sắc hơn.

Jeremy Office là một cố vấn giàu có cho các doanh nhân và hiệu trưởng của Maclendon Wealth Management, có trụ sở tại Delray Beach, Fla.