Câu chuyện thành công của doanh nghiệp nhỏ: Nhóm Marks giúp các SMB tiếp cận đám mây

Nếu bạn là chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ, có thể bạn đang sử dụng máy tính và tất cả công cụ công nghệ đó để điều hành công ty của mình. Nhưng bạn có thể vẫn đang sử dụng công nghệ theo cách cũ, cách mà các doanh nghiệp nhỏ đã thực hiện nó vào năm 2010.

Bạn có thể có máy tính trong văn phòng, máy chủ trong phòng hậu kết nối chúng trong mạng và một số thiết bị khác nơi bạn lưu trữ tất cả dữ liệu của mình. Phần mềm bạn đang sử dụng có thể đến trong một hộp được bọc kín và bạn đã thuê chuyên gia CNTT để cài đặt và chạy mạng của bạn.

Vâng, đó là cũ.

Đó là những gì mà một công ty làm nóng và làm mát của Pennsylvania có và cuối cùng nó bỏ lại, nhờ một doanh nghiệp nhỏ gọi là Nhóm Marks giúp mở ra các doanh nghiệp nhỏ khác vào thế kỷ 21 sử dụng công nghệ.

Bạn cũng có thể thích:

Tùy chọn vay doanh nghiệp nhỏ tốt nhất

Tín dụng xấu? Doanh nghiệp của bạn vẫn có tùy chọn

Mở rộng kinh doanh của bạn? Đây là nơi để biến

Cách hiểu APR cho khoản vay doanh nghiệp trực tuyến

Đám mây, được xác định

Bạn có thể giống như hầu hết các doanh nghiệp nhỏ ở quốc gia chưa được đưa vào đám mây. Đám mây đó đề cập đến hệ thống trong đó người dùng truy cập sức mạnh tính toán thông qua mạng dựa trên web, thay vì phải thiết lập tất cả trong văn phòng của họ.

Trong đám mây, hầu hết các nhiệm vụ kinh doanh nhỏ của bạn - quản lý sách, theo dõi hàng tồn kho, đảm bảo khách hàng của bạn hài lòng - được thực hiện trực tuyến. Không cần phải mua máy chủ của riêng bạn và các thiết bị khác, và, trong một số trường hợp, không cần phải thuê một nhân viên CNTT để chạy mạng của bạn. Người khác sẽ làm điều đó cho bạn.

Trong quá khứ, điều này được gọi là điện toán tiện ích, bởi vì nó biến khá nhiều sức mạnh tính toán thành một tiện ích, như nước hoặc điện.

Thay vì trả tiền cho ứng dụng phần mềm trả trước, bạn thường phải trả phí đăng ký hàng tháng dựa trên số lượng người dùng. Thay vì có tất cả các dữ liệu của bạn trong văn phòng, thông tin của bạn được lưu trữ trong một trung tâm dữ liệu ở một nơi khác, thậm chí hàng trăm dặm từ nơi bạn đang đứng.

Hơn một nửa, hay 57%, các doanh nghiệp nhỏ ở Mỹ không sử dụng công nghệ đám mây, so với 43%, theo báo cáo năm 2013 của Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ Quốc gia. Nhưng đây là một thống kê nổi bật khác: Chỉ năm năm trước, trong năm 2010, chỉ có 5% doanh nghiệp nhỏ đang xử lý công nghệ của họ thông qua đám mây.

Tiết kiệm Swift

Trong số các chuyển đổi điện toán đám mây mới là Oliver Heating & Cooling, một công ty 44 tuổi với khoảng 200 nhân viên có trụ sở tại Morton, Pennsylvania.

Gần đây, công ty đã chuyển sang Tập đoàn Marks, một doanh nghiệp nhỏ có trụ sở gần Philadelphia với 10 nhân viên giúp các công ty hoạt động hiệu quả hơn bằng cách sử dụng các công nghệ thông tin mới, bao gồm các hệ thống dựa trên đám mây.

Oliver đã đấu tranh với “phần mềm lỗi thời” để theo dõi khách hàng, theo Todd Whitmire, giám đốc CNTT của công ty.

“Chúng tôi gặp khó khăn khi theo dõi khách hàng tiềm năng và bán hàng”, anh nói với Investmentmatome. “Chúng tôi gặp khó khăn trong việc biên soạn tất cả thông tin. Bắt tất cả các báo cáo đã bắt đầu trở nên vô cùng khó khăn. ”

Nhóm Marks đã giúp di chuyển hệ thống của Oliver sang Microsoft Dynamics. Công ty đã chọn để đi với phiên bản dựa trên đám mây. Nó có giá khoảng 20.000 đô la, bao gồm cả phí cho Tập đoàn Marks.

Công ty đã tiết kiệm gần như ngay lập tức. Trong quá khứ, Oliver phải trả tiền lên tới 15.000 đô la để mua giấy phép và tối đa 2.000 đô la cho mỗi lần cập nhật. Với hệ thống dựa trên đám mây, Oliver trả một khoản phí hàng tháng là $ 65 cho một người dùng, hoặc khoảng $ 950 một tháng.

Họ cũng được cứu bởi không phải mua phần cứng. Oliver chi khoảng 137.000 đô la mỗi năm đến bảy năm để mua máy chủ mới, có nghĩa là khoảng 30.000 đô la một năm.

"Chúng tôi đang đi trước trò chơi ngay bây giờ bởi vì chúng tôi không chi tiêu 30.000 đô la một năm cho các máy chủ", Whitmire nói.

Ngoài ra còn có sự tiện lợi và hiệu quả từ quản lý quan hệ khách hàng mới của họ hoặc hệ thống CRM.

"Nó cũng có giá trị nó," ông nói. “Đó là thông tin trực tiếp và bạn có thể xem chi tiết. Bạn biết cách các nhà quản lý điều hành như những trang tổng quan đó. Họ có thể thấy mọi thứ sống. Nó mang đến cho họ cảm giác ấm áp, mờ ảo. ”

Bước vào thế kỷ 21

Đó là tin tốt cho Gene Marks, chủ sở hữu của Marks Group, người cũng viết một cột phổ biến về các doanh nghiệp nhỏ cho tờ Washington Post, tạp chí Forbes, tạp chí Huffington Post and Entrepreneur.

Ông trở thành một nhà truyền giáo cho điện toán đám mây sau kinh nghiệm thô của riêng mình với phần mềm kinh doanh.

Ông bắt đầu nhóm Marks vào năm 1994 với cha mình, ông nói, "đã bán phần mềm kế toán tồi tệ nhất thế giới, một ứng dụng mà ông đã phát triển một mình mà không bao giờ làm cho nó đến thời gian đầu."

"Sau sáu năm hỗn loạn, một điều tuyệt vời đã xảy ra: năm 2000, về cơ bản đã vô hiệu hóa phần mềm của anh ấy", ông nói, đề cập đến cái gọi là cuộc khủng hoảng Y2K đối mặt với các hệ thống máy tính trên khắp thế giới.

Vì vậy, công ty của họ đã thay đổi chiến lược và bắt đầu bán lại các sản phẩm phần mềm và dịch vụ hỗ trợ khác.Nhóm Marks hiện cung cấp cả ứng dụng kinh doanh dựa trên đám mây và tại chỗ cho một loạt các nhiệm vụ từ quản lý quan hệ khách hàng đến giám sát hàng tồn kho để theo dõi tài chính.

Đánh dấu tên năm nhiệm vụ chính mà các doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện trong đám mây:

1. Bạn có thể giữ tài khoản khách hàng của mình thông qua "quản lý quan hệ khách hàng" hoặc CRM, các chương trình, chẳng hạn như Zoho.com.
2. Bạn có thể quản lý tài chính và giao dịch của mình, sử dụng một chương trình như Xero.com.
3. Bạn có thể giúp nhân viên của mình cộng tác và điều phối hoạt động kinh doanh dễ dàng hơn thông qua các ứng dụng như Microsoft Office Live 365.
4. Bạn có thể làm cho nó dễ dàng hơn để quản lý các dự án bằng cách sử dụng một chương trình như Basecamp.
5. Bạn có thể thực hiện liên lạc trong công ty nhanh hơn và hiệu quả hơn. Marks trích dẫn ứng dụng liên lạc phổ biến, Slack.

Nhà phân tích công nghệ kỳ cựu Roger Kay của Endpoint Technologies Associates nói “các doanh nghiệp nhỏ chắc chắn có thể tận dụng đám mây”, đặc biệt khi các tùy chọn của họ phát triển đều đặn. "Đối với đám mây, có một cái gì đó cho tất cả mọi người," ông nói với Investmentmatome.

Bây giờ, đám mây không phải lúc nào cũng dễ bán cho các doanh nghiệp nhỏ. Các dấu hiệu trích dẫn ba câu hỏi thường gặp.

"Tại sao tôi phải trả hàng tháng khi trước khi tôi chỉ trả tiền một lần?"

"Với điều này, tôi giải thích rằng họ sẽ không còn phải đối phó với bảo trì hàng năm, phần cứng, nâng cấp, sao lưu và truy cập", ông nói với Investmentmatome. "Điều này làm giảm chi phí sở hữu của họ."

“Làm cách nào để biết dữ liệu của mình được bảo mật?”

"Theo tôi, nếu họ thực sự nghĩ rằng an ninh nội bộ của họ thực sự tốt hơn Microsoft, Salesforce hoặc các nhà cung cấp đám mây lớn khác", ông nói. "Mô hình kinh doanh của các công ty này phụ thuộc vào bảo mật tốt nhất, và mặc dù không ai có thể an toàn 100%, họ chắc chắn có nguồn lực tốt hơn theo ý của họ."

"Làm cách nào để tôi biết các nhà cung cấp đám mây này sắp có mặt và điều gì sẽ xảy ra với dữ liệu của tôi nếu họ không làm như vậy?"

Marks trả lời: "Ngay cả khi nhà cung cấp dịch vụ đám mây gặp sự cố, nhiều khả năng khách hàng của họ sẽ được người khác mua." Trong ngành công nghiệp phần mềm kinh doanh, các nhà cung cấp được mua lại bởi các công ty khác và trong hầu hết các trường hợp, người mua hàng tìm cách duy trì cơ sở khách hàng của công ty được mua lại.

Kay của Endpoint Technologies Associates cũng nói rằng anh ta sẽ đặt sự an toàn và tiện lợi là những lý do hàng đầu tại sao các doanh nghiệp nhỏ nên nắm lấy điện toán đám mây.

"Tôi sẽ không đo lường giá trị trong tiết kiệm chi phí, nhưng trong giá trị bảo hiểm không làm mất dữ liệu như một doanh nghiệp, mà có thể là thảm họa," ông nói.

“Tôi biết một anh chàng bị mất sổ ghi chép của mình với mọi thứ của anh ta trên đó, và anh ta chưa bao giờ sao lưu nó. Nó nghĩa đen đưa anh ta ra khỏi kinh doanh. Ngoài ra còn có một giá trị nhỏ trong việc có thể truy cập các tệp của bạn từ các máy khác. Tôi đã được biết để tra cứu một tập tin thông qua một người xem trên điện thoại của tôi khi tôi không có máy tính với tôi. ”

Tiện lợi trên đám mây

Nhiệm vụ thuận tiện cũng đã thúc đẩy một doanh nghiệp nhỏ khác quay sang nhóm Marks để được giúp đỡ. Thompson Mahogany là một công ty gỗ xẻ 172 tuổi có trụ sở tại Philadelphia.

Tổng giám đốc Andrew Nuffer cho biết công ty muốn loại bỏ một hệ thống mà ông gọi là “chậm chạp”. Câu hỏi chính của ông đối với Marks Group là: “Này, có cách nào mà các chàng trai của tôi có thể truy cập [hệ thống của chúng tôi] không iPad hoặc điện thoại thông minh để họ không phải quay trở lại văn phòng để nhập thông tin của họ vào CRM của chúng tôi? ”

Vâng, đã có. Với sự giúp đỡ của Nhóm Marks, Thompson Mahogany đã trở thành một chuyển đổi điện toán đám mây khác.

"Về lâu dài nó đáng giá," Nuffer nói với Investmentmatome. Hệ thống mới này đã giúp cuộc sống của anh ta trở nên dễ dàng hơn với anh ta và nhân viên của anh ấy. “Chúng ta chỉ có thể kéo sang bên đường và tìm thứ gì đó. Chúng tôi có thể hoàn thành nhiều công việc hơn. ”

Nhưng Nuffer, công ty của ông bắt đầu vào năm 1843, nói rằng ông vẫn có những lo lắng về việc hoàn toàn nắm lấy đám mây. Công ty vẫn có hệ thống tiền đề cho một số nhiệm vụ chính, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho.

Nuffer cho biết công ty không xem xét chuyển những người đó sang đám mây. "Có quá nhiều bí mật thương mại trong chúng", ông nói, mặc dù ông nói thêm, "Nhưng ai biết được. Điều đó có thể thay đổi trong 10 năm tới. Nếu bạn đã nói với tôi 10 năm trước rằng tôi có thể làm mọi thứ trên iPhone, tôi đã cười với bạn. ”

"Đây là bước đầu tiên của chúng tôi vào lĩnh vực đó," ông nói. “Có lẽ chúng ta đi xa hơn. Tôi không biết."

Nhiều doanh nghiệp nhỏ có lẽ sẽ tiếp tục nắm lấy đám mây, Gene Marks suy đoán.

'"Lý do thực sự? Chủ doanh nghiệp nhỏ sẽ sớm không có lựa chọn, ”ông nói. “Các công ty phần mềm đang cày phần lớn R & D của họ vào các ứng dụng dựa trên đám mây. Các công ty cơ sở hạ tầng đang tạo tốc độ và truy cập nhanh hơn nhiều. Đối với các công ty phần mềm, mô hình kinh doanh tốt hơn nhiều, một luồng doanh thu nhất quán, có thể dự đoán được và kiểm soát nhiều hơn chi phí hỗ trợ. Các doanh nghiệp nhỏ sẽ được đẩy ở đó, thích hay không. Vì vậy, bây giờ là thời gian để đối phó với nó.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về các ứng dụng doanh nghiệp dựa trên đám mây trong một bài viết của Investmentmatome trên 20 Ứng dụng dành cho chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ. Nhóm Marks cũng có một trang video trên các ứng dụng đám mây khác nhau dành cho các doanh nghiệp nhỏ.

Benjamin Pimentel là một nhà văn nhân viên bao gồm doanh nghiệp nhỏ cho Investmentmatome. Theo dõi anh ấy trên Twitter @benpimentel , trên Google+ và hơn thế nữa LinkedIn.

Để biết thêm thông tin về cách bắt đầu và điều hành doanh nghiệp, hãy truy cập Hướng dẫn dành cho doanh nghiệp nhỏ của chúng tôi . Đối với câu trả lời miễn phí, được cá nhân hóa cho các câu hỏi về việc bắt đầu và tài trợ cho doanh nghiệp của bạn, hãy truy cập Doanh nghiệp nhỏ của trang Ask a Advisor của Investmentmatome.

Ảnh của Gene Marks lịch sự của Tập đoàn Marks.