3 Lý do tốt Tại sao các tổ chức phi lợi nhuận cần ngân sách tốt hơn |

Tôi là thành viên hội đồng phi lợi nhuận và tôi sẽ nói với bạn: Phần lớn, tôi kéo tóc ra khỏi cuộc họp hội đồng khi chúng tôi đến ngân sách. Thông thường có một loạt các báo cáo QuickBooks, được trình bày bằng PDF, trong phông chữ nhỏ xíu. Các chi tiết đơn hàng không phải lúc nào cũng hợp lý và thường rất khó để biết liệu một sáng kiến ​​cụ thể có thực sự lành mạnh về tài chính cho một tổ chức phi lợi nhuận hay không. Nhiều ngân sách phi lợi nhuận Tôi đã xem xét toàn bộ các phần của tổ chức, hoặc cố gắng để có được những thứ quá chi tiết hoặc quá đơn giản;

Xem thêm: Cách bắt đầu tổ chức phi lợi nhuận

Tuy nhiên, ban giám đốc được chính phủ Hoa Kỳ yêu cầu phê duyệt ngân sách hàng năm và sau đó hội đồng quản trị phải xem xét điều đó ngân sách tại các cuộc họp hội đồng quản trị thường xuyên. Luật có lý do: Ngân sách là một công cụ quan trọng cho tổ chức phi lợi nhuận. Nhưng nếu ngân sách của bạn là bất cứ điều gì giống như những gì tôi vừa mô tả, bạn biết rằng toàn bộ quá trình này có thể rườm rà, và không đặc biệt hữu ích hoặc có giá trị. Và nếu ngay cả các thành viên hội đồng quản trị của bạn không thể nói ngân sách của bạn đang cố gắng nói gì, về nhà tài trợ, hay ngân hàng?

Có một cách tốt hơn để lập ngân sách. Dưới đây là ba lý do chính đáng để suy nghĩ về việc thay đổi quy trình ngân sách phi lợi nhuận của bạn:

1. Bạn có thể nhận được nhiều hơn từ các thành viên hội đồng quản trị của bạn nếu các cuộc họp có hiệu quả.

Thành viên hội đồng quản trị thường rất bận rộn, rất thành công. Họ đã tham gia hội đồng quản trị của bạn để giúp bạn thành công hơn, và bởi vì họ tin vào sứ mệnh của tổ chức phi lợi nhuận của bạn. Nhưng họ không có thời gian để lấp đầy ngân sách xấu của bạn và biến nó thành hình dạng.

Điều gì xảy ra nếu các thành viên hội đồng quản trị có thể xem ngân sách của bạn trực tuyến, bất cứ lúc nào và xem nó như thế nào so với kết quả thực tế, tháng trước và cùng tháng năm ngoái? Hãy tưởng tượng nếu thành viên hội đồng quản trị có thể dễ dàng hiểu được những chương trình và sáng kiến ​​nào đã thành công và bền vững, và điều đó thì không. Hãy tưởng tượng một thế giới mà các thành viên hội đồng đã vui vẻ và vui mừng khi nhìn vào ngân sách, xem điều gì đang thực sự xảy ra và đưa ra phản hồi, giúp đỡ và hỗ trợ tốt hơn.

Điều này có thể xảy ra. Có các công cụ tốt hơn để sử dụng và phương pháp tốt hơn để giúp bạn soạn thảo ngân sách tốt hơn. Ở đây tại Phần mềm Palo Alto, chúng tôi tin tưởng rằng việc xem xét ngân sách của bạn mỗi tháng và so sánh nó với số lượng phù hợp sẽ thay đổi cách bạn quản lý tổ chức phi lợi nhuận của mình tốt hơn. “

• ” Kết quả thực tế
• Kết quả tháng trước
• Cùng tháng năm ngoái, kết quả

Một trong những cách tốt nhất để đạt được điều này là sử dụng phần mềm được thiết kế để thực hiện nó cho bạn. Tất nhiên tôi hơi thiên vị, xem xét tôi đã giúp tạo ra nó, nhưng sự thật là LivePlan là phần mềm - nó được thiết kế để giúp bạn đánh giá doanh nghiệp của bạn một cách dễ dàng và chính xác. Không có gì khác giống như nó; đó là lý do chúng tôi tạo ra nó.

2. Các nhà tài trợ muốn biết tiền của họ đang đi đâu.

Khi một khách hàng mua sản phẩm, họ chỉ muốn sản phẩm trong tay họ - họ thường không quá lo lắng về việc tiền bán hàng sẽ ra sao. Các nhà tài trợ cho các tổ chức phi lợi nhuận khác nhau: đối với họ, đó là tất cả về nơi mà tiền đang đi. Các nhà tài trợ muốn trao tiền của họ cho "một nguyên nhân xứng đáng", và bạn cần cho họ thấy rằng đó là những gì bạn đang có.

Một phần cho thấy rằng bạn xứng đáng với một khoản đóng góp cho thấy rằng bạn sẽ chi tiêu một cách khôn ngoan. Bao giờ nghe nói về Charity Navigator, trang web xếp hạng tổ chức từ thiện dựa trên mức độ họ sử dụng tiền của họ? Các nhà tài trợ hiểu biết dựa vào loại thông tin đó để quyết định địa điểm và số tiền quyên góp, và bạn nên đưa nó vào trang web của bạn và trong tài liệu quảng cáo của bạn. Và khi bạn có ngân sách tốt và quy trình xem xét ngân sách tốt hơn, thật dễ dàng để làm tất cả các tài chính của bạn đã được liệt kê, hiện tại và được sắp xếp thành các bảng và biểu đồ chuẩn, hoàn chỉnh với thông tin về lý do bạn chi tiêu những gì bạn ' tái chi tiêu và chính xác những gì nó hoàn thành.

3. Khi bạn muốn phát triển, bạn sẽ cần phải yêu cầu một ngân hàng cho một khoản vay.

"Phi lợi nhuận" là một chút nhầm lẫn, phải không? Một tổ chức phi lợi nhuận thành công có thể không tạo ra lợi nhuận, mỗi lần, nhưng mang lại nhiều tiền hơn số tiền đó; nó chỉ là một tổ chức phi lợi nhuận tái đầu tư 100 phần trăm của "lợi nhuận" của nó trở lại vào tổ chức, do đó, nó có thể mở rộng dịch vụ và hoạt động của mình. Nhưng, bởi vì một tổ chức phi lợi nhuận thường dựa vào các khoản quyên góp và tài trợ cho doanh thu của mình, nó có thể không có nhiều (hoặc bất kỳ) lợi nhuận nào vào cuối năm và việc mở rộng có thể đến rất chậm. phi lợi nhuận làm gì nếu nó thấy một cơ hội để cung cấp dịch vụ tốt hơn, hoặc mở rộng hoạt động của nó, nhưng nó không có tiền up-front? Ban giám đốc có thể quyết định làm điều tương tự mà một doanh nghiệp sẽ làm: tìm kiếm khoản vay kinh doanh hoặc hạn mức tín dụng. Và nếu bạn muốn một khoản vay kinh doanh - đặc biệt là nếu bạn muốn khóa các điều khoản và lãi suất tốt nhất, bạn nên trình bày một ngân sách knock-out tốt hơn. Và như chúng ta đều biết, ngân sách tốt nhất không phải là những ngân sách đã được bỏ trong một tuần; ngân sách tốt nhất đã được tạo ra với chuyên môn của tổ chức của bạn, được chỉnh sửa và điều chỉnh liên tục để phản ánh nhu cầu thay đổi của thị trường của bạn. Nếu bạn đến ngân hàng với ngân sách như

mà trong tay, đặc biệt nếu bạn cũng có thể hiển thị kết quả thực tế và chiến lược quản lý tiền mặt, bạn đã tăng đáng kể cơ hội đảm bảo cho bạn vay muốn. [

Hình ảnh qua Shutterstock, Andertoons]