Chuyên gia tư vấn: 8 Lời khuyên cho Acing một cuộc phỏng vấn điện thoại

Bạn đã viết một bản lý lịch chu đáo và thư giới thiệu nổi bật đã thu hút sự chú ý của một nhà tuyển dụng tiềm năng và bạn đã vượt qua vòng đầu tiên trong quá trình tuyển dụng. Mặc dù đây là nguyên nhân cho một số lễ kỷ niệm, hãy chắc chắn để chứa sự phấn khích của bạn. Thách thức tiếp theo - cuộc phỏng vấn qua điện thoại - có khả năng sẽ xác định xem bạn có phải là người vào chung kết cho vị trí này hay không. Đây là cơ hội để bạn nói những lời nói về nhân cách của bạn và để chứng minh bạn là người tốt nhất cho công việc.

Nhưng làm chủ nghệ thuật của cuộc phỏng vấn qua điện thoại phải thực hành. Ngay cả những người tìm việc có kinh nghiệm nhất cũng không thể trả lời các câu hỏi thường phức tạp. Đừng mạo hiểm bỏ lỡ công việc mơ ước của bạn bằng cách không chuẩn bị trước. Thực hiện theo những lời khuyên này từ các chuyên gia nghề nghiệp để thực hiện cuộc phỏng vấn qua điện thoại và được mời tham dự cuộc họp trực tiếp.

[Bạn muốn có thêm lời khuyên về nghề nghiệp? Hãy xem Hướng dẫn tìm kiếm việc làm của chúng tôi cho Gen Y.]

TRƯỚC KHI THAM GIA ĐIỆN THOẠI:

1. Nghiên cứu công ty và vị trí.

Cũng giống như bạn (hy vọng) đã làm khi viết hồ sơ xin việc và thư xin việc của bạn, hãy nhớ xem lại trang web của công ty và các nền tảng truyền thông xã hội trước khi phỏng vấn qua điện thoại của bạn. "Bạn sẽ có thể nói một cách tự tin về các ưu tiên của công ty, ngành công nghiệp của công ty là một phần, và cách bạn có thể hỗ trợ tổ chức đáp ứng và vượt mục tiêu", Kim Whiteside, giám đốc dịch vụ sự nghiệp tại Đại học Bellevue nói.

Làm mới bộ nhớ của bạn về công ty bằng cách nghiên cứu danh sách công việc cũng như bản lý lịch và thư giới thiệu bạn đã viết. Meghan Godorov, trợ lý giám đốc phát triển nghề nghiệp tại Mount Holyoke College, tư vấn cho những người tìm việc "luôn giữ một bản sao của mỗi tài liệu với mô tả công việc trên máy tính của họ. Bằng cách này, sẽ dễ dàng xem lại tài liệu của bạn và bạn sẽ không phải tìm kiếm những gì bạn đã gửi một cách tuyệt vọng ”.

2. Thực hành các câu trả lời của bạn cho các câu hỏi phổ biến.

“Đừng có bỏ qua nó!” Rich Grant, điều phối viên thực tập tại Colby College nói. “Học sinh nên phỏng vấn qua điện thoại một cách nghiêm túc như các cuộc phỏng vấn trực tiếp.” Nghiên cứu công ty và vị trí công việc chỉ là bước đầu tiên; bạn cũng phải thoải mái trả lời các câu hỏi phỏng vấn phổ biến về trải nghiệm và nền tảng của bạn. “Khi xem qua hồ sơ của bạn, hãy xem xét kinh nghiệm của bạn và phát triển những câu chuyện mà bạn có thể nói rằng sẽ hỗ trợ những gì bạn đang yêu cầu đưa vào bảng,” Godorov nói. “Bạn nên sẵn sàng trả lời các câu hỏi như‘Hãy nói cho tôi về bản thân’và‘Tại sao bạn muốn làm việc cho công ty này?’” Và có thể giải thích những điểm mạnh và điểm yếu của bạn. Godorov nói "cách tốt nhất để thực hành trả lời những câu hỏi này là trước tiên hãy dành thời gian viết câu trả lời của bạn trên giấy và sau đó thiết lập thời gian để thực hành với nhân viên tư vấn nghề nghiệp của trường bạn."

Nếu bạn đang phỏng vấn qua điện thoại với nhiều người, Godorov gợi ý tìm cách thông minh để thực hành cuộc trò chuyện. “Tìm thú nhồi bông hoặc bức tượng nhỏ để gán tên của mỗi người. Bằng cách này, bạn có thể nói chuyện với các đối tượng hoặc động vật khi nói chuyện trên điện thoại và có lẽ sẽ giúp bạn với giao hàng và giai điệu của bạn. Nó cũng có thể giúp bạn theo dõi từng cá nhân trong cuộc gọi. ”Cô nói rằng phương pháp này đã làm việc cho bản thân và học sinh của cô trong quá khứ.

XÉT THAM DỰ ĐIỆN THOẠI:

3. Sử dụng điện thoại cố định và tránh phiền nhiễu.

Bất kỳ sự gián đoạn nào trong cuộc trò chuyện điện thoại của bạn có thể làm tổn thương cơ hội nhận được gọi lại. Grant sử dụng điện thoại cố định ở một nơi yên tĩnh và tốt nhất là sử dụng điện thoại cố định. ”Sử dụng điện thoại cố định chứ không phải điện thoại di động, sẽ đảm bảo người phỏng vấn nghe từng từ bạn nói và ngược lại.

Tìm một nơi yên tĩnh để có cuộc trò chuyện, tránh xa bất kỳ sự xao lãng nào có thể khiến bạn có vẻ không chuyên nghiệp, Karen Andrews, giám đốc dịch vụ nghề nghiệp tại Đại học Kennesaw, nói. Cô nói một nơi yên tĩnh cũng là một môi trường không căng thẳng, nơi ứng cử viên có thể cảm thấy thoải mái.

Whiteside cho biết thêm, “Nếu có thể, hãy tìm một phòng hội nghị hoặc một khu vực cách xa vật nuôi, truyền hình, âm nhạc và các cá nhân trong nền. Đừng có phỏng vấn qua điện thoại trong khi lái xe hoặc tham gia vào bất kỳ hoạt động nào khác. ”

4. Có ghi chú của bạn và tiếp tục trên tay.

“Một trong những lợi ích của một cuộc phỏng vấn qua điện thoại là người sử dụng lao động không thể nhìn thấy bạn,” Jeff Sackaroff, giám đốc dịch vụ nghề nghiệp tại Đại học North Carolina, Chapel Hill, nói. "Ứng cử viên có thể có ghi chú, sơ yếu lý lịch, và mô tả công việc của họ trước mặt họ để tham khảo một cách kín đáo trong cuộc phỏng vấn." Nhưng ông khuyên các sinh viên không chỉ đọc các ghi chú và sơ yếu lý lịch của họ. "Đây có thể là các công cụ tham khảo hữu ích, bạn cần có lời nhắc nhanh trong khi phỏng vấn", nhưng sẽ chuyên nghiệp hơn nhiều khi bạn đã ghi nhớ quảng cáo chiêu hàng trước khi bắt đầu cuộc phỏng vấn.

5. Sử dụng S.T.A.R. để trả lời các câu hỏi dài hơn.

“Trong một cuộc phỏng vấn, bạn sẽ được yêu cầu mở rộng kinh nghiệm của bạn cũng như kết nối những kinh nghiệm đó với nhu cầu của công ty và cho vị trí sẵn có”, Godorov nói. Khi phải đối mặt với một câu hỏi đòi hỏi một lời giải thích dài hơn, cô đề nghị theo sau S.T.A.R. phương pháp: Tình huống, nhiệm vụ, hành động và kết quả.Đầu tiên, hiện tại và phân tích một tình huống cụ thể mà bạn phải đối mặt. Sau đó giải thích công việc bạn phải hoàn thành và những bước bạn đã thực hiện để giải quyết vấn đề. Cuối cùng, mô tả kết quả của những nỗ lực của bạn là gì. Bước cuối cùng này, Godorov nói, sẽ cho người quản lý tuyển dụng biết “những gì bạn học được từ trải nghiệm và cách bạn sẽ mang những bài học đó theo cách xây dựng cho công việc mà bạn sẽ làm cho họ”.

6. Giữ phản hồi của bạn dưới hai phút.

Vì các cuộc phỏng vấn qua điện thoại không có cơ hội để giải mã các tín hiệu không lời nói của người phỏng vấn, bạn có thể cảm thấy mong muốn lấp đầy những khoảng trống và xáo trộn. Tránh điều này bằng cách giới hạn câu trả lời của bạn trong hai phút. Sackaroff nói không nên "nhầm lẫn sự im lặng của người phỏng vấn sau khi bạn trả lời như một lời mời" để tiếp tục nói chuyện. “Trả lời câu hỏi và chờ người phỏng vấn trả lời bằng một bình luận hoặc câu hỏi tiếp theo.”

Godorov nói rằng trả lời các câu hỏi bằng cách sử dụng S.T.A.R. phương pháp này sẽ giúp bạn luôn đi đúng hướng và giữ cho câu trả lời của bạn ngắn gọn. Bạn muốn người phỏng vấn “hiểu được những điểm nổi bật về trải nghiệm của bạn và cách chúng liên quan lại vị trí” mà không cần áp đảo người đó với các chi tiết.

Ngoài ra, càng có nhiều bạn thực hành cung cấp câu trả lời của bạn, nói Sackaroff, càng có nhiều bạn có thể tránh sử dụng các từ hoặc cụm từ phụ, chẳng hạn như "thích", "bạn biết" và "um".

7. Nói chuyện với sự nhiệt tình và tránh nghi thức điện thoại kém.

Cuộc phỏng vấn qua điện thoại là cơ hội đầu tiên của bạn để truyền đạt tính cách của bạn cho người quản lý tuyển dụng. “Chiếu rõ ràng và nhiệt tình là quan trọng. Truyền đạt năng lượng và niềm đam mê, ”Whiteside nói. "Kết hợp tính cách và tính chuyên nghiệp sẽ đi một chặng đường dài để xây dựng một kết nối với nhà tuyển dụng", cô nói, "thậm chí qua điện thoại." Ngoài ra, nêu tên của bạn khi bạn trả lời cuộc gọi sẽ hiển thị chủ động và sự tự tin về phía bạn.

Nếu không có những tín hiệu không lời từ người phỏng vấn, Sackaroff nói, “điều quan trọng hơn cả là ứng cử viên sử dụng giọng điệu, ngôn ngữ, khối lượng, từ điển và tốc độ phù hợp trong suốt cuộc gọi,” thêm rằng “người phỏng vấn rất dễ dàng khoanh vùng hoặc ngừng chú ý nếu câu trả lời của ứng cử viên không hấp dẫn hoặc khó theo dõi. ”

Andrews khuyên học sinh “thực hiện tất cả các cuộc phỏng vấn qua điện thoại với một chiếc gương trước mặt chúng.” Làm như vậy sẽ khiến bạn nhận thức được khi bạn đang mỉm cười để “sự tích cực đi qua trong giọng nói.” Cô ấy nói một cách hữu ích khác để cải thiện việc giao hàng của bạn là đứng trong suốt cuộc phỏng vấn. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn nói một cách rõ ràng và tự tin.

Grant cung cấp một chút khôn ngoan: "Không ăn hoặc uống bất cứ thứ gì, chẳng hạn như sô cô la và các sản phẩm từ sữa, có thể gây trở ngại cho giọng nói của bạn."

8. Ghi chép và tự xem lại sau đó.

Trong một cuộc phỏng vấn trực tiếp, khi bạn muốn giữ liên lạc bằng mắt, thật khó để ghi chép những gì người phỏng vấn đang nói. Nhưng, Grant nói, “trong một cuộc phỏng vấn qua điện thoại, bạn có thể viết tất cả những gì bạn muốn.” Ghi lại những điểm chính mà người phỏng vấn thực hiện. Những ghi chú trong cuộc trò chuyện của bạn sẽ giúp bạn trau dồi các yếu tố quan trọng nhất của công việc và bạn sẽ có thể thu hút chúng khi bạn kiếm được một cuộc phỏng vấn trực tiếp.

Ghi chú cũng sẽ giúp bạn xem lại hiệu suất của bạn, Whiteside nói. Bằng cách này, bạn có thể học "những gì bạn đã làm tốt và những gì bạn sẽ thay đổi nếu bạn phải làm điều đó một lần nữa." Học hỏi từ những sai lầm và thành công của bạn sẽ giúp bạn thực hiện tốt hơn trong cuộc phỏng vấn điện thoại tiếp theo của bạn.

[Tìm hiểu khi nào và làm thế nào để theo dõi sau một cuộc phỏng vấn]

Karen Andrews đã được trong lĩnh vực phát triển nghề nghiệp trong hơn 30 năm. Cô đã từng làm việc tại các trường dạy nghề, các trường cao đẳng nghệ thuật tự do tư nhân và đã trải qua 25 năm làm Giám đốc Dịch vụ Nghề nghiệp tại Đại học Kennesaw.

Meghan Godorov hiện đang là Trợ lý Giám đốc Phát triển nghề nghiệp và Cố vấn trước pháp luật tại Mount Holyoke College ở South Hadley, MA. Cô cũng sở hữu một doanh nghiệp tư vấn nghề nghiệp gọi là MLG Career, mà cô bắt đầu để giáo dục và hỗ trợ Millennials và những người đổi nghề với quy trình tìm việc

Rich Grant là Điều phối viên thực tập tạm thời tại Colby College ở Waterville, Maine. Ông cũng là Chủ tịch của Hiệp hội nghề nghiệp trường Cao đẳng Maine.

Jeff Sackaroff đã hoạt động trong 14 năm. Ông hiện là Phó Giám đốc Dịch vụ Hướng nghiệp Đại học tại Đại học Bắc Carolina tại Chapel Hill. Trước đó, ông giữ chức vụ Giám đốc Dịch vụ Nghề nghiệp Đại học tại Trường Quản lý Poole của Đại học Bang Bắc Carolina.

Kim L. Whiteside là Giám đốc Trung tâm Dịch vụ Nghề nghiệp tại Văn phòng Sinh viên tại Đại học Bellevue và đã tư vấn cho sinh viên trong hơn 25 năm. Kim là một chuyên gia dày dạn kinh nghiệm về Huấn luyện Điều hành, Học tập Trải nghiệm và Tư vấn nghề nghiệp.

Điện thoại phỏng vấn hình ảnh lịch sự của Shutterstock.