Lịch biểu lưu giữ hồ sơ |

Tất cả chúng ta đều biết rằng chúng tôi cần phải tiết kiệm và bảo vệ hồ sơ kinh doanh của mình. Và sau một vài năm, chúng tôi thấy rằng tất cả những hồ sơ mà chúng tôi đang lưu giữ đang chiếm nhiều không gian sàn hơn trong tủ hồ sơ hơn là không gian làm việc cho bản thân và nhân viên của chúng tôi.

Tin tốt là chúng tôi không phải giữ tất cả những hồ sơ đó mãi mãi. Có, một số chúng ta cần giữ mãi mãi. Một số chúng tôi chỉ giữ cho đến khi IRS đã có cách của họ với chúng tôi. Và một số người chúng ta chỉ cần giữ trong vài năm.

Cho biết cần lưu giữ hồ sơ nào, trong bao lâu, khó hơn một chút. Và xử lý đúng các hồ sơ tạm thời không đơn giản như chỉ cần ném các giấy tờ vào thùng rác.

Đây là nơi Lịch biểu lưu giữ hồ sơ được phát. Tài liệu này liệt kê các loại hồ sơ mà doanh nghiệp của bạn sản xuất (tài chính, nhân sự, hợp đồng, hoạt động, v.v.); xác định mọi yêu cầu pháp lý về thời gian lưu giữ hồ sơ và cơ quan yêu cầu, chẳng hạn như Đạo luật IRS hoặc Đạo luật Sarbanes-Oxley; sẽ ghi lại thời gian sử dụng hồ sơ thường được sử dụng trong hoạt động kinh doanh; và có thể chứa các thông tin khác, chẳng hạn như lưu ý rằng các hồ sơ chứa dữ liệu nhận dạng cá nhân nhạy cảm; và nếu có microfilm hoặc bản scan kỹ thuật số là các lựa chọn thay thế hợp pháp cho tài liệu giấy.

Tìm kiếm trên Internet và bạn sẽ tìm thấy rất nhiều thông tin về Lịch biểu lưu giữ và các mẫu, như mẫu này do Millennium Records Management cung cấp. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng một lịch biểu mẫu chỉ là một biểu diễn khái quát về diện mạo của nó. Lịch biểu lưu giữ hồ sơ của bạn sẽ được điều chỉnh theo loại hình doanh nghiệp của bạn, nơi bạn sống, ở những quốc gia và / hoặc quốc gia bạn kinh doanh, cho dù bạn là tư nhân hoặc giao dịch cổ phiếu trên thị trường chứng khoán, là một tổ chức công,

Bạn sẽ muốn làm việc với kế toán, cố vấn pháp lý và / hoặc một công ty quản lý hồ sơ chuyên nghiệp để phát triển và thành lập công ty của bạn.

Bạn thực hiện chính sách lưu giữ hồ sơ chính thức mọi người trong công ty của bạn đều biết về nó. Điều này giúp đảm bảo rằng hồ sơ quan trọng của bạn thực sự được giữ ở nơi đầu tiên. Sau đó, giả sử bạn có một số tủ hồ sơ của các hoá đơn Tài khoản phải trả. Lịch biểu lưu giữ của bạn cho biết bạn cần phải giữ chúng trong 6 năm, nhưng kinh nghiệm cho thấy bạn thực sự chỉ nhận được chúng trong 3 năm. Biết được điều này, bạn có thể giải phóng không gian sàn kinh doanh / văn phòng của mình bằng cách chuyển các bản ghi này để bảo mật bộ nhớ ngoài trang web hoặc phương tiện lưu trữ thay thế.

Một khi bạn có hồ sơ đến hết thời gian lưu giữ, bạn có thể vứt bỏ chúng. Nhưng, như tôi đã nói, bạn không thể chỉ đơn giản là ném chúng vào thùng tái chế. Bạn cần phải có một quy trình được thiết lập để xử lý. Có, bạn phải tạo thêm tài liệu để loại bỏ các tài liệu cũ.

Bạn sẽ muốn có những người tạo ra các hồ sơ ký tắt rằng họ không còn cần các hồ sơ nữa. Bạn nên lưu ý rằng các hồ sơ đã kết thúc thời gian lưu giữ theo Lịch biểu lưu giữ hồ sơ đã được thiết lập của bạn và kiểm tra thời gian lưu giữ của họ chưa được gia hạn do kiểm tra, kiện tụng, v.v.

Bạn sẽ muốn xác nhận khi nào, làm thế nào, và bởi ai, các tài liệu đã bị phá hủy. Hôm nay, ngày hôm nay dễ hơn nhiều, so với trước đây, khi tôi dành nhiều giờ để kéo hộp xuống bến tải và cho giấy vào máy hủy tài liệu bên cạnh thùng rác. Trong những năm gần đây, các công ty băm nhỏ di động đã tăng nhanh. Họ sẽ lái những chiếc máy cắt confetti lớn gắn trên xe tải của họ vào công việc kinh doanh của bạn, kéo các hộp của bạn vào xe tải, cho phép bạn chứng kiến ​​sự hủy diệt của họ và cho bạn một giấy chứng nhận hủy diệt.

Việc thiết lập, triển khai và theo dõi Lịch biểu lưu giữ hồ sơ sẽ đi một chặng đường dài để đảm bảo rằng công ty của bạn lưu giữ và duy trì các hồ sơ quan trọng bạn cần để tiếp tục kinh doanh. Và, trong trường hợp xấu nhất, bạn nên bị cuốn vào vụ kiện hoặc tương tự, chứng minh rằng hồ sơ của bạn được lưu giữ và tiêu hủy trong một quy trình thường xuyên xảy ra, được thiết lập, đã được phê duyệt, và không phải trong nửa đêm bị đốt cháy phía sau nhà kho một nỗ lực nghiệp dư để tránh khả năng và trách nhiệm, hoặc cản trở quá trình pháp lý.

Steve Lange

Biên tập viên cao cấp

Phần mềm Palo Alto