Quản lý rủi ro cho tổ chức phi lợi nhuận: 10 cách giảm thiểu gian lận

Tổ chức phi lợi nhuận có thể có trái tim của họ ở đúng nơi, nhưng, giống như bất kỳ tổ chức nào thực hiện giao dịch tiền tệ, nguy cơ gian lận là hiện tại. Kelly và Owns, LLC ước tính 84 tỷ đô la gian lận trong nước trong năm 2008, nguyên nhân được viện dẫn phổ biến nhất là thiếu kiểm soát nội bộ. Từ các nhà thờ đến tổ chức từ thiện, các tổ chức phi lợi nhuận phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa thích hợp để bảo vệ mình chống lại các cá nhân tham nhũng và quản lý mendacious. Chúng tôi đã phác thảo 10 kỹ thuật để giảm nguy cơ hoạt động gian lận giữa các tổ chức phi lợi nhuận. Trong khi bài viết này cung cấp một giới thiệu vững chắc về giảm thiểu gian lận, chúng tôi khuyên bạn nên đầu tư một khoảng thời gian đáng kể trong nghiên cứu khía cạnh quan trọng này của lĩnh vực phi lợi nhuận.

1. Dẫn đầu bằng ví dụ

Một trong những quản lý kỹ thuật đơn giản nhất có thể sử dụng là làm rõ các hiệu trưởng đạo đức của tổ chức. Điều này có thể được thực hiện theo hai cách: trực tiếp và gián tiếp. Trực tiếp giải quyết vấn đề bằng cách kết hợp giảm thiểu gian lận vào đào tạo nhân viên. Làm cho nó rõ ràng hành vi như vậy sẽ được theo dõi chặt chẽ, thủ phạm truy tố đến mức độ đầy đủ của pháp luật. Gián tiếp một cách gián tiếp thông điệp này thông qua ví dụ quản lý. Các nhà lãnh đạo của tổ chức phải thể hiện sự trung thực và thận trọng trong việc phát hiện và xử lý kỷ luật hành vi không được chấp nhận. Không biến tổ chức của bạn thành một chế độ hoang tưởng, cáo buộc, nhưng hãy để nhân viên và tình nguyện viên biết, vững chắc và vui lòng, họ đang bị theo dõi.

2. Chia và chinh phục

Có sự an toàn về số lượng. Trong khi câu ngạn ngữ này thường gợi ý sự bảo vệ chống lại các lực lượng bên ngoài thù địch, nó cũng có thể áp dụng được trong việc phát hiện các mối đe dọa từ bên trong. Đây là một hướng dẫn chung cần thiết để ghi nhớ khi bạn thiết lập kiểm tra ở mọi cấp của tổ chức. Chia nhiệm vụ theo cách như vậy tiền phải được xử lý và theo dõi bởi nhiều cá nhân. Một người độc thân hành động một mình ít có khả năng cố gắng gian lận khi những người khác tham gia vào một giao dịch. Ví dụ, sau một sự kiện gây quỹ, sẽ là thực hành kém để chỉ định một người duy nhất đếm, ghi âm và gửi tiền quyên góp.

3. Tăng cường tài khoản ngân hàng của bạn

Tiền trong ngân hàng có thể không được bảo vệ như mong muốn. Hạn chế quyền truy cập vào quỹ bằng cách thực hiện một vài biện pháp phòng ngừa đơn giản. Trước hết, không sử dụng thẻ ghi nợ. Bảo vệ nợ được giới hạn và thiếu tiền có thể khó khăn để bù đắp lại. Và thứ hai, thiết lập tài khoản của bạn để cấm rút tiền mặt. Tiền mặt là một chất trơn. Việc rút tiền phải đến dưới dạng séc được thực hiện cho người kế toán. Điều này cho biết thêm một bước bổ sung, giúp việc rút tiền dễ dàng hơn để theo dõi và kiểm soát.

4. Kế toán tỉ mỉ

Mọi tổ chức đều cần một hệ thống kế toán được ghi chép cẩn thận và kỹ lưỡng. Đây có lẽ là cách dễ nhất để phát hiện hoạt động đáng ngờ. Thiết lập một hệ thống hiệu quả đơn giản có nghĩa là ghi lại mọi thứ. Chuẩn hóa một phương tiện viết xuống mọi giao dịch tiền tệ, dù nhỏ thế nào đi nữa. Ghi lại ai làm gì và khi nào. Trong ví dụ về quyên góp gây quỹ, hãy theo dõi ai thu tiền, ai đếm tiền, ai lại đếm tiền, người gửi tiền và như vậy. Thiết lập những con đường giấy rõ ràng dễ dàng để theo dõi lại nguồn. Tùy thuộc vào quy mô hoạt động của bạn, có thể không phải là ý tưởng tồi khi thuê chuyên gia kế toán phi lợi nhuận.

5. Sử dụng thẻ tín dụng

Tổ chức của bạn có thể sẽ được hưởng lợi từ việc sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp. Tiền mặt và séc không phải lúc nào cũng thực tế, và, như chúng tôi đã đề cập trước đây, thẻ ghi nợ không phải là một ý tưởng hay. Tín dụng có sự bảo vệ tốt hơn và sẽ không tiêu tiền của bạn trong trường hợp gian lận. Chìa khóa trong việc sử dụng thẻ tín dụng là giữ biên nhận. Đối với mọi giao dịch mua, hãy đảm bảo mua, lập hồ sơ và gửi biên lai. Vào cuối mỗi kỳ thanh toán, hãy kiểm tra kỹ các biên nhận và đảm bảo tổng số phí cộng với số tiền trên bảng sao kê của bạn.

6. Nhân viên sàng lọc

Lắp ráp một đội đáng tin cậy là hiển nhiên. Điều này sẽ liên quan đến việc thực hiện kiểm tra lý lịch cho những người thuê tiềm năng. Tìm ra phía trước cho dù người nộp đơn có một lịch sử của hành vi sai trái. Làm như vậy có thể giúp bạn tiết kiệm một thế giới rắc rối. Ngoài ra, yêu cầu tài liệu tham khảo và thực sự liên hệ với họ. Nếu một số nguồn đáng tin cậy có thể xác minh cho người nộp đơn, đó là một khởi đầu tuyệt vời. Sử dụng thời gian phỏng vấn để giải quyết các vấn đề gian lận. Bạn có thể nhận được một đọc của nhân vật của người nộp đơn thông qua cuộc trò chuyện đơn giản. Đi qua anh ta hoặc cô ấy thông qua các kịch bản giả định liên quan đến gian lận. Điều này sẽ thông báo cho bạn về quy trình suy nghĩ của người nộp đơn cùng với việc gửi thông báo rằng tổ chức của bạn coi trọng các vấn đề đó.

7. Đặt ngân sách

Bạn không thể có được nhiều cơ bản hơn thế này. Đặt ngân sách và gắn bó với nó. Đây là một cách để biết tiền của bạn sẽ đi trước khi nó thực sự đến đó. Bằng cách tạo ra kỳ vọng, bạn có thể thấy tiền của bạn sẽ đi đâu và so sánh nó với thực tế của tình huống. Việc lập ngân sách sẽ giúp ngăn chặn việc chi tiêu quá mức. Bạn sẽ biết bao nhiêu tiền nên được dành cho mỗi thể loại và có thể nhận ra sự khác biệt tốt hơn. Có thể bạn sẽ cần phải điều chỉnh ngân sách của mình khi thời gian trôi qua. Đó là tốt. Nhưng bất kể khả năng dự đoán của tài sản trong tương lai, luôn tiến hành với ngân sách dựa trên ước tính tốt nhất của bạn.

8. Kiểm toán

Kiểm tra đột xuất định kỳ sẽ giúp xác minh tài chính của tổ chức. Trong khi không được thực hiện với mục đích duy nhất là phát hiện gian lận, kiểm toán là công cụ trong việc xem xét dòng tiền.Không phải tất cả các tổ chức đều có khả năng kiểm toán. Nếu trường hợp này xảy ra, hãy thuê một bên ngoài thay thế để xem lại thông tin kế toán và lịch sử giao dịch. Một bên ngoài có thể hoạt động như một bộ mắt thứ hai rất cần thiết và giúp phát hiện sự giám sát. Ngoài việc thực sự phát hiện gian lận, các đánh giá đó tăng gấp đôi như các biện pháp phòng ngừa, cho phép nhân viên biết rằng tổ chức đang tích cực theo dõi sai lầm.

9. Chữ ký trên séc

Yêu cầu hai chữ ký trên séc được viết bằng tên của tổ chức sẽ đảm bảo ít nhất hai người đã xem xét và chấp thuận giao dịch. Một lần nữa, điều này quay trở lại để phân chia lao động và tăng số lượng người cần thiết để hoàn thành một giao dịch. Nếu một người được phép viết séc mà không có sự giám sát, cánh cửa gian lận sẽ mở rộng. Kiểm tra trống cũng nên tránh bất cứ khi nào có thể.

10. Tiền mặt nhỏ

Giảm gian lận xảy ra ở mọi cấp độ của tài chính phi lợi nhuận. Hầu hết các tổ chức duy trì một nguồn cung tiền mặt nhỏ cho các giao dịch nhỏ, thường không thể đoán trước. Đừng mắc phải sai lầm của việc mất theo dõi tiền mặt nhỏ được chi tiêu như thế nào. Có, nó thường được dành cho miscellany, nhưng, như nó đi kèm trong các hình thức hóa đơn đô la, tiền mặt nhỏ là dễ dàng để lạm dụng. Giữ trên biên lai và giữ một hồ sơ chặt chẽ về chi tiêu. Việc kiểm soát cẩn thận các giao dịch nhỏ sẽ ngăn cản gian lận ở các cấp độ cao hơn, có hại hơn.