Bảy bước để lập kế hoạch dự án thành công

Gần đây, tôi là một phần của một số nhóm dự án. Một số kinh nghiệm này đã khiến tôi phải ngồi lại và phân tích quá trình lập kế hoạch dự án để hiểu cách lập kế hoạch và thực hiện quản lý dự án có thể được cải thiện như thế nào.

Tại sao các dự án được quản lý bởi những người tài năng bị trì hoãn hoặc chưa hoàn thành? Tại sao các nhóm dự án đôi khi cảm thấy rằng họ đang bắn vào một mục tiêu di động? Tôi thấy rằng việc thiếu kế hoạch hoặc thất bại để tạo ra một cách tiếp cận có hệ thống có thể gây tử vong cho các dự án.

Lập kế hoạch dự án là gì?

Lập kế hoạch dự án là quá trình xác định mục tiêu và phạm vi, mục tiêu và mốc của bạn), và phân công nhiệm vụ và tài nguyên ngân sách cho mỗi bước. Một kế hoạch tốt là dễ dàng chia sẻ với tất cả mọi người tham gia, và nó là hữu ích nhất khi nó được xem xét thường xuyên. Đơn giản chỉ cần phác thảo một kế hoạch và không bao giờ thảo luận với nhóm của bạn một lần nữa là một công thức tốt cho lãng phí thời gian và công sức.

Bạn có thể lập kế hoạch dự án của mình bằng một tài liệu Google đơn giản hoặc bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý dự án là bạn thường có thể lưu trữ tất cả tài liệu và phân phối của mình ở một nơi và bạn có thể tránh mất các cuộc thảo luận và quyết định quan trọng đối với email hoặc Slack void. Với một công cụ như Basecamp, ví dụ, thật dễ dàng để theo dõi tiến trình và theo dõi các cuộc hội thoại và các mục yêu cầu hợp tác với một vài người khác nhau.

Nếu bạn đang nghĩ về quản lý dự án như một hoặc trong một khởi động nhịp độ nhanh, có vẻ như tất cả mất quá nhiều thời gian ngay từ đầu. Nhưng, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và tài nguyên nếu bạn ghi lại kế hoạch dự án của mình ngay từ đầu và sử dụng nó làm lộ trình để giữ cho bạn và nhóm của bạn đi đúng hướng.

Dưới đây là bảy chìa khóa để lập kế hoạch dự án thành công giúp bạn bắt đầu.

1. Hãy nghĩ kế hoạch của bạn như một lộ trình cho các bên liên quan

Mỗi dự án cần một lộ trình với các mục tiêu được xác định rõ ràng mà không nên thay đổi sau khi giai đoạn đầu của dự án đã được hoàn thành. Các bên liên quan có thể bao gồm:

Người quản lý dự án

• hoặc người chịu trách nhiệm cuối cùng về việc hoàn thành dự án. "Khách hàng"
• nhận được hàng có thể là người trong nhóm của bạn (nội bộ) hoặc khách hàng thanh toán thực tế. Nhóm,
• hoặc người chịu trách nhiệm về bất kỳ chiến thuật nào là một phần của kế hoạch. Đừng cho rằng bạn tự động hiểu nhu cầu và mục tiêu của mỗi bên liên quan. Trước khi bạn đi quá xa vào việc ghi lại kế hoạch dự án của mình, hãy nói chuyện với họ để chắc chắn rằng bạn thực sự hiểu dự án và khả năng và tài nguyên của mọi người trong nhóm.

2. Chia dự án thành danh sách các phân phôi

Phát triển danh sách tất cả các phân phôi. Danh sách này nên chia nhỏ dự án lớn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn có thể được chỉ định cho các thành viên nhóm cụ thể và bạn nên bao gồm thời hạn ước tính được liên kết với từng việc phân phối hoặc nhiệm vụ. Nếu dự án của bạn dành cho khách hàng bên ngoài, hãy đảm bảo rằng bạn đã rõ ràng về quy trình phê duyệt nội bộ của họ, để bạn không bị ngạc nhiên bởi sự chậm trễ hoặc chậm lại khi lướt qua các ý kiến ​​cạnh tranh.

3. Nói chuyện với nhóm của bạn

Nhận dạng theo tên tất cả các cá nhân và / hoặc tổ chức có liên quan đến từng việc phân phối hoặc nhiệm vụ và mô tả chi tiết trách nhiệm của họ. Nếu không, thông tin sai lạc có thể dẫn đến sự chậm trễ và tình huống mà các thành viên trong nhóm có thể phải làm lại công việc của họ.

Tổ chức cuộc họp kickoff để nói chuyện với nhóm của bạn về kế hoạch tấn công dự định của bạn. Yêu cầu họ giúp bạn suy nghĩ về cách tốt nhất để hoàn thành công việc. Điều này không chỉ giúp bạn có hiệu quả hơn, nó sẽ giúp bạn có được mua của họ bởi vì họ sẽ cảm thấy sở hữu nhiều hơn trong quá trình này. Sử dụng công cụ quản lý dự án như Basecamp có thể giúp mọi người luôn theo dõi và lưu trữ tài liệu cũng như cuộc hội thoại ở một nơi.

Nếu bạn sử dụng email để giao tiếp về các dự án, hãy cân nhắc sử dụng giải pháp email hộp thư đến cho phép bạn chỉ định các email cần chú ý đến dự án cho các thành viên nhóm khi thích hợp, thay vì chuyển tiếp vô tận các chuỗi cuộc hội thoại qua lại.

4. Xác định các rủi ro

Xác định các rủi ro liên quan đến dự án của bạn. Hãy suy nghĩ qua những gì bạn sẽ làm nếu một điều gì đó mất nhiều thời gian hơn dự kiến, hoặc nếu chi phí kết thúc cao hơn nhiều so với dự đoán ban đầu.

Bạn không cần phải có một hành động cụ thể được xác định cho mọi kết quả tiêu cực có thể xảy ra, nhưng bạn nên dành thời gian với nhóm của mình, suy nghĩ qua những gì có thể xảy ra. Sau đó, bạn có thể làm nhiều nhất có thể để giảm thiểu những rủi ro đó ngay từ đầu, thay vì bị mất cảnh giác sau đó. Các yếu tố rủi ro cũng có thể có một số ảnh hưởng đến ngân sách của bạn.

5. Tạo ngân sách

Được đính kèm vào danh sách các cột mốc và phân phôi của bạn nên là thông tin về chi phí dự án và ngân sách ước tính. Chống lại sự thôi thúc chỉ định số tiền lớn cho các dự án lớn mà không xác định chính xác số tiền dự định chi tiêu. Điều này sẽ giúp nhóm của bạn hiểu các tài nguyên mà họ phải làm việc để hoàn thành công việc. Khi bạn thiết lập ngân sách ban đầu, những con số này có thể là phạm vi thay vì tuyệt đối.

Đối với một số mặt hàng nhất định, bạn có thể cần nhận báo giá từ một vài nhà cung cấp khác nhau. Có thể hữu ích khi ghi lại phạm vi dự án đã thoả thuận trong tài liệu ngân sách của bạn, trong trường hợp bạn cần thay đổi dự án lớn hơn dựa trên ràng buộc ngân sách hoặc nếu nhà cung cấp của bạn không phân phối chính xác những gì bạn mong đợi. > 6. Thêm các mốc quan trọng

Sử dụng danh sách các phân phôi của bạn làm khuôn khổ để thêm các mốc và nhiệm vụ cần được hoàn thành để đạt được mục tiêu lớn hơn. Thiết lập thời hạn hợp lý, tính đến năng suất, tính khả dụng và hiệu quả của các thành viên trong nhóm dự án.

Hãy suy nghĩ về các mốc quan trọng của bạn trong khuôn khổ SMART. Mục tiêu của bạn nên là:

Cụ thể:

Xóa, súc tích và viết bằng ngôn ngữ mà bất kỳ ai cũng có thể hiểu.

Có thể đo lường:

• Sử dụng số hoặc ngôn ngữ định lượng khi thích hợp. Tránh các mô tả mơ hồ để lại thành công với sự giải thích chủ quan, cá nhân. Có thể chấp nhận:
• Nhận mua từ các bên liên quan về mục tiêu, mốc quan trọng và phân phôi của bạn. Thực tế:
• Mục tiêu kéo dài là một chuyện, nhưng không đặt mục tiêu không thể đạt được. Điều đó gây phiền toái cho nhóm của bạn và cho các bên liên quan của bạn, và cuối cùng có thể trì hoãn dự án của bạn bởi vì hoàn thành điều không thể thường tốn nhiều hơn và mất nhiều thời gian hơn. Dựa trên thời gian:
• Đặt thời hạn cụ thể. Nếu bạn phải thay đổi thời hạn liên quan đến các mốc quan trọng của mình, hãy ghi lại khi nào và tại sao bạn thực hiện thay đổi. Tránh thay đổi bí mật hoặc chỉnh sửa thời hạn mà không thông báo cho nhóm của bạn và các bên liên quan có liên quan. 7. Đặt nguyên tắc báo cáo tiến trình
• Đây có thể là báo cáo hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày. Lý tưởng nhất, không gian làm việc cộng tác nên được thiết lập cho dự án của bạn trực tuyến hoặc ngoại tuyến, nơi tất cả các bên có thể theo dõi tiến độ. Đảm bảo bạn có kế hoạch truyền thông-tài liệu bao lâu bạn sẽ cập nhật các bên liên quan về tiến trình và cách bạn sẽ chia sẻ thông tin như ở cuộc họp hàng tuần hoặc email hàng ngày. hướng dẫn báo cáo của bạn. Cố gắng không tạo lại bất kỳ bánh xe hoặc thời gian lãng phí nào với việc tạo các báo cáo mới mỗi lần bạn cần truyền đạt tiến trình. Hãy nhớ rằng sử dụng phần mềm quản lý dự án như Basecamp có thể giữ cho các bên liên quan trong vòng lặp mà không làm lộn xộn hộp thư đến của bạn, hoặc mất các cuộc hội thoại trong các cuộc trò chuyện dài. và các bên liên quan. Cho dù bạn quyết định sử dụng phần mềm quản lý dự án hay không, hãy suy nghĩ về vị trí và cách bạn lưu trữ tất cả tài liệu và tài nguyên có liên quan đến dự án của bạn - giữ mọi thứ ở một nơi nếu bạn có thể. Chúc may mắn!