Chủ doanh nghiệp nhỏ, Bắt đầu theo dõi số liệu tài chính của bạn |

Nội dung của bài viết này dựa trên một cuộc phỏng vấn được tiến hành vào tháng 10 năm 2014 với Sabrina Parsons, Giám đốc điều hành của Phần mềm Palo Alto.

Đối với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những người đã bật Nếu bạn không phải là một kế toán và bạn không có một nền tảng trong kinh doanh, hoặc một mối quan hệ tự nhiên cho các con số, bạn có thể thấy mình "đang làm kinh doanh "trên bay, và có lẽ bỏ qua những" số khủng khiếp "cho đến khi nó đến thời gian để nộp thuế.

Trong khi điều này có thể là phương pháp tốt nhất để giúp bạn và chạy nhanh, nó cũng là một cách tiếp cận, trong dài- thuật ngữ, có thể

bất lợi cho sự tăng trưởng và thậm chí sự sống còn của doanh nghiệp của bạn . Theo một nghiên cứu của Hiệp hội doanh nghiệp nhỏ, 28% doanh nghiệp thất bại do các vấn đề với cấu trúc tài chính của công ty, bao gồm việc lưu giữ hồ sơ kế toán nghèo nàn.

Nếu bạn không theo kịp Bạn có thể gặp rắc rối.

Một bức tranh rõ ràng về cách thức hoạt động kinh doanh của bạn và những gì bạn nên theo dõi hàng ngày sẽ không chỉ giúp bạn ngủ tốt hơn vào ban đêm, nhưng sẽ giúp bạn thực hiện một cách tiếp cận chủ động hơn là phản ứng để quản lý doanh nghiệp của bạn, cuối cùng có nghĩa là bạn có nhiều thời gian hơn để khắc phục sự cố trước khi mọi thứ trở nên sai, và tất nhiên là cần nhiều thời gian hơn để lên kế hoạch thành công. Điểm

Các số liệu tài chính đơn giản nhất là quan trọng nhất để theo dõi.

Sabrina Parsons, Giám đốc điều hành của Palo Alto Software, đề xuất rằng trước khi bất cứ điều gì khác,

bạn sẽ cảm thấy thoải mái với các chỉ số tài chính quan trọng của mình.

Điều này sẽ bao gồm những thứ như số liệu lưu chuyển tiền mặt và các số liệu báo cáo tài chính khác nhau. Một số câu hỏi bạn có thể tham gia vào thói quen hỏi: Bạn kiếm được bao nhiêu tiền trong một ngày? Một tuần? Một tháng?

Có những ngày trong tuần bạn kiếm được nhiều hơn không?

• Bạn có thể tìm ra điểm hòa vốn để có thể tự mình đạt được mục tiêu doanh thu hàng ngày không?
• Ý tưởng ở đây cuối cùng quen thuộc với các con số, ngày này qua ngày hoặc tuần theo tuần, bạn có thể nói “Ồ, tôi cần kiếm thêm 1.000 đô la trong tuần này. Tôi có thể làm gì? Tôi có thể giúp khách hàng thanh toán hóa đơn nhanh hơn không? ”
• Tại sao lại quản lý bằng số liệu?

Lý do chúng tôi, tại Palo Alto Software, chú trọng nhiều vào việc theo dõi số doanh nghiệp,

quá trình ra quyết định dễ dàng hơn nhiều.

Dữ liệu này sẽ giúp bạn tìm ra những thứ như bạn cần kiếm bao nhiêu doanh thu mỗi ngày, khi giữ doanh số bán hàng và bạn có cần thực hiện phí trả chậm cho khách hàng hay không mất ít thời gian để thanh toán hóa đơn. Ít nhất, mọi chủ sở hữu doanh nghiệp phải có xử lý tốt về các chỉ số tài chính cốt lõi của họ, bao gồm luồng tiền, điểm hòa vốn và tiền mặt, cũng như các chỉ số cơ bản khác như ngày để được trả tiền, chi phí, vv

Đây là một số chỉ số tài chính bạn có thể muốn bắt đầu tự làm quen với:

Ảnh chụp màn hình một phần Bảng điều khiển - bảng điều khiển quản lý doanh nghiệp có trong LivePlan.

Tuy nhiên, Sabrina cảnh báo các doanh nghiệp rằng ý tưởng không phải là theo dõi mọi thứ:

“ Bạn không muốn phân tích tê liệt hoặc đi số liệu điên. Bạn phải ghi nhớ rằng bạn không thể quản lý một trăm số liệu khác nhau. Vì vậy, bạn cần phải theo dõi những thứ quan trọng nhất - tài chính - và khi bạn trở nên tinh vi hơn, hãy chuyển sang các chỉ số bổ sung như số liệu tiếp thị qua email: tỷ lệ nhấp, tỷ lệ mở, hủy đăng ký, v.v.

bạn có thể chuyển sang những thứ giúp bạn hiểu khách hàng đang làm gì: số liệu xung quanh khách hàng lặp lại và khách hàng mới, số liệu xung quanh chi phí bạn kiếm được khách hàng hoặc phục vụ khách hàng hiện tại, số liệu xung quanh dữ liệu giỏ hàng của bạn. ”

Chỉ bắt đầu di chuyển vượt ra ngoài KPI tài chính (Các chỉ số hiệu suất chính) khi bạn cảm thấy thoải mái.

Sabrina đề nghị theo dõi và giải quyết các số liệu tài chính này trong ba đến sáu tháng trước khi thêm các số liệu khác. Và, khi bạn thêm các chỉ số bổ sung, hãy cẩn thận về việc chỉ chọn một vài số liệu tại một thời điểm. Bắt đầu với những thứ có thể mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.

Theo dõi những thứ sẽ cho phép bạn hành động

Một phần lý do khiến nhiều chủ doanh nghiệp không theo dõi số liệu của họ, là họ không ' Tôi hiểu những con số này sẽ giúp họ như thế nào.

Đây là lý do tại sao chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với các chỉ số tài chính cơ bản. Điều này sẽ giúp bạn hiểu cách thực hiện hành động dựa trên những gì con số đang nói cho bạn.

Ví dụ: nếu bạn gửi hóa đơn, có thể xem ngày thực tế được thanh toán là gì, sau đó so sánh những số đó với điểm chuẩn ngành, nên cho bạn biết bạn có đi đúng hướng hay không. Và nếu không, bạn cũng có thể thực hiện hành động dựa trên thông tin này. Có lẽ bạn có thể bắt đầu gọi và yêu cầu khách hàng thanh toán, hoặc bạn có thể thực hiện một khoản phí thanh toán trễ.

Khá nhiều người có thể hành động dựa trên các số liệu như luồng tiền hoặc điểm hòa vốn.

hiểu một điều đơn giản như dòng tiền, bạn có thể ở trong một thế giới bị tổn thương.

Sabrina nói, “60% doanh nghiệp nhỏ thất bại thực sự sinh lời. Họ chỉ đơn giản là hết tiền. Họ không thể thanh toán hóa đơn của họ. Và giai thoại, chín lần trong số 10, khi một doanh nghiệp đóng cửa, họ hết tiền mặt. Nếu họ có tiền mặt, họ có thể đã thay đổi điều gì đó. ”

Doanh nghiệp dịch vụ có vấn đề này bởi vì họ không lấy tiền ngay lập tức. Thay vào đó, họ đang lập hoá đơn và chờ thanh toán.

Hiểu được sự chậm trễ này ảnh hưởng đến bạn như thế nào.

Nếu bạn không làm vậy, nó có thể khiến bạn mất việc, đặc biệt nếu bạn phải trả công nhân và don ' Theo dõi số liệu dòng tiền (các khoản phải trả) sẽ cung cấp cho bạn một số bạn có thể hiểu và sau đó so sánh với các doanh nghiệp khác trong ngành của bạn để xem vị trí của bạn. Cách dễ dàng theo dõi các chỉ số tài chính chính của bạn:

1. Sử dụng một giải pháp kế toán

Nếu bạn chưa sử dụng giải pháp kế toán, đây là một nơi tốt để bắt đầu, nếu chỉ để đảm bảo bạn đang ở trên cùng của dữ liệu bạn cần để nộp thuế.

Quá nhiều người không theo dõi số của họ hoặc dựa vào Word hoặc Excel để làm như vậy, nghĩa là mỗi lần họ muốn xem điều gì đang xảy ra trong doanh nghiệp của họ, họ phải chạy báo cáo thủ công hoặc dành thời gian tạo biểu đồ hoặc biểu đồ mới

Đây là nơi giải pháp kế toán giúp mọi thứ trở nên dễ dàng hơn. Và dĩ nhiên nếu có điều gì đó dễ dàng hơn, bạn có nhiều khả năng ở lại trên nó hơn.

Nếu bạn là một doanh nghiệp dịch vụ và chỉ là khách hàng lập hóa đơn, bạn có thể thử một cái gì đó như Freshbooks. Nếu không, nếu bạn vận hành một doanh nghiệp phức tạp hơn, Xero hoặc Quickbooks Online là những nơi tốt để bắt đầu.

2. Sử dụng bảng điều khiển quản lý doanh nghiệp

Khi bạn có thói quen theo dõi số tài chính chính của doanh nghiệp (hoặc thậm chí để có thói quen làm như vậy), bạn có thể chuyển sang sử dụng một công cụ giống như LivePlan -

Một sự khác biệt chính giữa phần mềm kế toán và LivePlan là sau này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan rộng và ngay lập tức về cách mọi thứ đang diễn ra.

Trong giải pháp kế toán, mọi báo cáo cần được chạy riêng và chỉ có thể so sánh giữa hai giai đoạn. Ví dụ, tháng 7-9 so với dữ liệu dự báo, hoặc tháng 7-9 so với năm trước.

Và, trong phần mềm kế toán, bạn thường chỉ cần so sánh “số” hoặc dữ liệu được lập bảng. Nếu bạn muốn một đồ thị, bạn phải xuất nó sang excel.

Khi so sánh, LivePlan có một bảng điều khiển hiển thị ngay lập tức 14 báo cáo và cũng cho phép bạn đi sâu vào bất kỳ số nào và hiển thị báo cáo có thể so sánh nhiều khoảng thời gian. Ví dụ: thu nhập hiện tại so với thu nhập của năm trước so với thu nhập dự báo-tất cả trong một bảng.

Ảnh chụp màn hình phân tích doanh thu như đã thấy trong Bảng điều khiển LivePlan.

Hơn thế nữa, các báo cáo này có thể được chuyển thành hình ảnh, vì vậy, nếu bạn không phải là "người số" hoặc nếu bạn muốn xem hình ảnh của xu hướng kinh doanh, bạn có thể xem xét báo cáo dưới dạng biểu đồ hoặc biểu đồ

Sabrina Parsons: "Rất nhiều người sợ số lượng, vì vậy những hình ảnh này rất quan trọng."

Ngoài việc chỉ cho phép bạn so sánh giữa một vài giai đoạn, một phần của vấn đề chỉ sử dụng phần mềm kế toán là bạn phải biết cái gì là quan trọng.

Với phần mềm như LivePlan, bạn không phải chọn một số liệu cụ thể. Nó tự động hiển thị tất cả các số bạn cần xem trên trang tổng quan để bạn có thể xem nhanh tổng quan về cách doanh nghiệp của bạn đang hoạt động. Nếu bạn muốn đi vào chi tiết hơn, bạn có thể nhấp vào bất kỳ biểu đồ nào. Và, để biết thêm chi tiết, nếu bạn đã kết nối LivePlan với phần mềm kế toán của mình, bạn có thể đi vào đó để tìm chính xác những con số cho bạn thấy lý do doanh thu tăng hoặc giảm.

Điểm không phải là bán bạn trên mọi thứ, nhưng để giúp bạn thấy rằng nếu bạn theo dõi các chỉ số tài chính quan trọng của mình dễ dàng nhất có thể, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và sáng suốt, và chủ động tiếp cận quản lý doanh nghiệp của bạn.

cho tất cả các chủ doanh nghiệp:

“Bạn càng theo dõi, bạn càng theo dõi. Bạn càng thấy dữ liệu càng nhiều và nhận ra nó hữu ích đến mức nào khi quyết định đưa ra quyết định, thì việc đưa ra quyết định càng dễ dàng. Bắt đầu là phần khó. ”

Các tài nguyên khác mà bạn có thể thấy hữu ích bao gồm: 5 chỉ số bạn cần theo dõi để đăng ký kinh doanh thành công

6 chỉ số web quan trọng nhất để theo dõi trang web doanh nghiệp của bạn

• 10 công cụ hàng đầu để theo dõi số liệu web của bạn
• Bạn theo dõi số liệu nào?
• Mỗi doanh nghiệp khác nhau và như vậy, bạn sẽ thấy cần phải theo dõi các số khác nhau.

Bạn có đồng ý với bắt đầu từ các chỉ số tài chính cơ bản? Bạn nghĩ số liệu nào là cần thiết để theo dõi?

Bạn có chỉ số theo dõi thay đổi theo thời gian không?