7 Mẹo để Lập hóa đơn hiệu quả

Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể yêu thích những gì bạn làm và thậm chí có thể nói rằng bạn sẽ làm điều đó miễn phí nếu bạn có thể. Nhưng vào cuối ngày, bạn cần dòng tiền để duy trì hoạt động kinh doanh của mình.

An hóa đơn là một hóa đơn được gửi tới khách hàng cho hàng hóa hoặc dịch vụ bạn đã cung cấp. Nó mô tả những gì đã được bán, bao nhiêu khách hàng nợ và khi nào và làm thế nào khách hàng phải trả tiền. Các công ty lớn có kế toán chuyên dụng để lập hóa đơn của họ, nhưng hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ phải tự làm. Và một doanh nghiệp nhỏ trung bình đang chờ hơn 5000 đô la trong các khoản thanh toán quá hạn trong bất kỳ tháng nào, theo một cuộc khảo sát Intuit của 1.000 chủ doanh nghiệp nhỏ của Mỹ.

Investmentmatome đã nói chuyện với kế toán viên và các chuyên gia lập hóa đơn về cách các doanh nhân có thể chuẩn bị hóa đơn hiệu quả hơn và được trả tiền nhanh hơn.

1. Tự động hóa quy trình

Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy thiết lập phần mềm để tự động hóa hóa đơn của bạn. Hầu hết các nền tảng kế toán như QuickBooks, Xero, FreshBooks và Wave Accounting đều có khả năng lập hoá đơn hoặc bạn có thể đăng ký dịch vụ chỉ sử dụng hóa đơn như Bill.com, Hiveage và Billbooks.

"Đó là thời gian để di chuyển từ Excel và PDF sang các ứng dụng lập hóa đơn trên điện toán đám mây", giám đốc điều hành Billbooks Sagar Kogekar nói trong một email gửi tới Investmentmatome. "Có rất nhiều phần mềm trên mạng, và bạn sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc nếu bạn chọn một phần mềm."

Khoảng 70% doanh nghiệp nhỏ sử dụng phần mềm lập hóa đơn, theo khảo sát năm 2015 của hơn 200 nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ của Concur, Bellevue, Washington, công ty cung cấp dịch vụ lập hóa đơn tự động và sản phẩm quản lý chi phí cho công ty.

Sử dụng phần mềm lập hóa đơn sẽ giảm sai sót và tiết kiệm tiền. Các doanh nghiệp tự động hóa quy trình thanh toán của họ giảm chi phí lập hóa đơn xuống 40% đến 70%, theo báo cáo năm 2012 của Ardent Partners, một công ty Boston nghiên cứu quản lý nguồn cung cấp. Tự động hóa cũng làm cho việc lập hóa đơn nhanh hơn, giải phóng thời gian cho các doanh nhân để tập trung vào hoạt động kinh doanh của họ.

"Họ có thể dành thời gian quý báu của họ đội mũ CFO thay vì mũ nhập dữ liệu thủ công", giám đốc quản lý sản phẩm Concur Jessica Staley nói với Investmentmatome.

2. Gửi báo giá bằng văn bản

Nếu có thể, hãy quản lý kỳ vọng của khách hàng bằng cách gửi cho họ báo giá bằng văn bản trước khi bạn phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang cung cấp cho họ. Báo giá phải bao gồm chi phí ước tính của công việc và cách bạn chấp nhận thanh toán, dù bằng tiền mặt, thẻ tín dụng, séc hoặc trực tuyến. Đảm bảo khách hàng chấp nhận các điều khoản của bạn bằng văn bản trước khi bạn chấp nhận đơn đặt hàng.

"Tôi là một fan hâm mộ lớn của tài liệu tất cả mọi thứ," Sara Rosenfeld, giám đốc tiếp thị sản phẩm tại Wave Accounting cho biết.

3. Đặt điều khoản thanh toán ngắn

Khi bạn gửi hóa đơn cho khách hàng, hãy chỉ định khung thời gian để thanh toán. Tiêu chuẩn thường là 30 ngày hoặc ít hơn, nhưng bạn có thể chọn bất kỳ khoảng thời gian nào.

Con nợ trung bình trả trễ hai tuần, theo một phân tích Xero của hơn 12 triệu hóa đơn. Các chuyên gia tại Xero khuyên bạn nên đặt điều khoản thanh toán sau 13 ngày hoặc ít hơn nếu bạn muốn được thanh toán thực tế trong vòng 30 ngày. Lập hóa đơn trực tuyến giúp khách hàng thanh toán nhanh hơn, Amy Vetter, trưởng phòng kế toán của Xero, Hoa Kỳ cho biết.

"Mọi người được sử dụng để trả tiền cho những thứ trực tuyến và không nhất thiết phải chờ đợi để cắt kiểm tra vào thứ Sáu", Vetter nói với Investmentmatome. "Có thể chấp nhận các loại điều khoản thanh toán ngắn hơn đó với khách hàng".

4. Tạo một hệ thống đánh số

Việc đánh số hóa đơn của bạn sẽ giúp bạn theo dõi các khoản thanh toán đến cho mục đích thuế. Bạn có thể sử dụng chữ cái, số hoặc kết hợp cả hai để đánh dấu từng hóa đơn. Chọn hệ thống phù hợp với bạn, nhưng các chuyên gia lập hoá đơn khuyên bạn không nên sử dụng “001” cho hóa đơn đầu tiên của mình. Bắt đầu với số lượng cao hơn sẽ giúp khách hàng của bạn thấy bạn là một chuyên gia được thành lập, ngay cả khi bạn là doanh nghiệp mới.

"Bắt đầu với 0053, chỉ để đi qua như một chút chuyên nghiệp hơn," Faraz Shafaghi, giám đốc tiếp thị sản phẩm và sự tham gia của khách hàng tại FreshBooks nói.

5. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự

Mặc dù nó có vẻ hơi nhẹ, bằng cách sử dụng các cụm từ như "xin vui lòng thanh toán bằng (ngày)" và "cảm ơn bạn cho doanh nghiệp của bạn" trên hóa đơn sẽ làm tăng cơ hội của bạn nhận được thanh toán, Shafaghi nói. Bạn cũng có thể gửi ghi chú cảm ơn hoặc email cho khách hàng thanh toán đúng hạn hoặc sớm.

"Hãy nhắc nhở khách hàng của bạn về các sản phẩm và dịch vụ khác mà bạn cung cấp và bạn muốn phục vụ họ một lần nữa", Mike Savory, giám đốc quản lý sản phẩm của Sage North America, một công ty phần mềm kế toán cho biết.

6. Gửi hóa đơn kịp thời

Sau khi bạn hoàn thành một dịch vụ hoặc gửi hàng cho khách hàng, hãy gửi hóa đơn ngay lập tức. Điều này sẽ giúp bạn duy trì vị trí hàng đầu trong tâm trí của khách hàng và đặt tiền lệ cho sự nhanh chóng.

Nếu có thể, cho phép khách hàng thanh toán ngay tại chỗ bằng hệ thống thanh toán di động như Apple Pay hoặc Square. Một số hệ thống lập hóa đơn, bao gồm Wave, Flint Mobile và QuickBooks, cũng cho phép chủ doanh nghiệp chấp nhận thanh toán di động.

7. Theo dõi

Nếu bạn không được thanh toán ngay, hãy gửi lời nhắc tới khách hàng của bạn về thời hạn thanh toán. Bạn nên gửi lời nhắc một tuần trước khi đến hạn thanh toán, ngày đến hạn và mỗi tuần sau khi hết hạn, Rosenfeld, từ Kế toán Wave cho biết.Đối với các mặt hàng có giá vé lớn, chẳng hạn như đơn đặt hàng 5.000 đô la, bạn có thể gửi lời nhắc thường xuyên hơn.

Nếu bạn đang lo lắng về việc phải đối mặt với quá nhiều email tiếp theo, Rosenfeld đề xuất sử dụng phần mềm lập hóa đơn của bạn để thiết lập thông báo thanh toán tự động cho khách hàng.

"Đừng lo ngại việc gửi lời nhắc hoặc theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán sẽ bị coi là thô lỗ hoặc vi phạm về mối quan hệ bạn đã tạo với khách hàng", Savory, thuộc Sage Bắc Mỹ cho biết. "Bạn đang điều hành một doanh nghiệp và nhu cầu thanh toán nhanh chóng và đầy đủ sẽ là một bất ngờ đối với bất kỳ ai."

Để được trợ giúp thêm về bắt đầu và điều hành một doanh nghiệp nhỏ, hãy truy cập trang web Hướng dẫn doanh nghiệp nhỏ của chúng tôi.

Teddy Nykiel là một nhà văn nhân viên bao gồm tài chính cá nhân cho Investmentmatome. Theo dõi cô ấy trên Twitter @teddynykiel và hơn thế nữa Google+.

Hình ảnh qua iStock