Cách thiết lập biên chế làm chủ nhân mới |

Khi bạn sở hữu một doanh nghiệp, bạn chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên. Nhân viên hàng đầu có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình kinh doanh, thêm ý tưởng sáng tạo và phát triển doanh nghiệp của bạn. Trước khi bạn bắt đầu lo lắng về chiến lược tìm kiếm ứng cử viên hoặc tuyển dụng nhân viên đầu tiên của mình, bạn cần hiểu một chút về biên chế.

Hầu hết các chủ doanh nghiệp đều là chuyên gia trong ngành của họ chứ không phải biên chế. Việc thiết lập và chạy bảng lương có thể có vẻ áp đảo, nhưng một khi bạn có thêm bàn tay giúp đỡ để điều hành doanh nghiệp của bạn, tất cả sẽ đáng giá.

Đọc để tìm hiểu trách nhiệm của chủ nhân, như cách thiết lập biên chế và khấu trừ thuế từ nhân viên tiền lương. Tại Patriot Software, chúng tôi là chuyên gia về lương bổng, vì vậy hãy xem các liên kết trong bài viết này để biết thêm thông tin chi tiết từ chúng tôi về các khía cạnh khác nhau trong việc thiết lập biên chế của bạn.

Xem thêm: Đã đến lúc thuê nhân viên chưa? > Cách thiết lập bảng lương

Nếu bạn muốn thuê nhân viên tại doanh nghiệp của mình, trước tiên bạn cần thiết lập bảng lương. Để chạy bảng lương, bạn sẽ phải thiết lập một hệ thống; Bạn có muốn làm bảng lương bằng tay, sử dụng phần mềm, hoặc thuê một kế toán?

Giữ tài liệu kinh doanh của bạn được tổ chức sẽ làm cho việc lập bảng lương một quá trình mượt mà hơn. Để thiết lập biên chế cho doanh nghiệp của bạn, bạn cần một chút thông tin về công ty của bạn và nhân viên mới.

Thông tin doanh nghiệp

Để thiết lập bảng lương, bạn cần phải có một số số nhận dạng. Bạn cần nộp đơn xin EIN (viết tắt là Số Nhận Dạng Người Sử Dụng Lao Động), mà bạn có thể lấy từ IRS. EIN là số có chín chữ số xác định doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ cần nó khi bạn báo cáo thuế hoặc gửi bất kỳ thông tin liên quan đến thuế cho chính phủ.

Để thanh toán thuế liên bang, bạn có thể thiết lập tài khoản Hệ thống thanh toán thuế liên bang (EFTPS). Bằng cách đó, bạn có thể thực hiện thanh toán an toàn trực tuyến hoặc qua điện thoại.

Bạn cũng cần phải đăng ký với bộ phận lao động của tiểu bang của bạn. Bạn sẽ cần một tài khoản báo cáo thuê mới để báo cáo nhân viên mới cho tiểu bang. Tùy thuộc vào vị trí doanh nghiệp của bạn, bạn cũng có thể cần số tiểu bang và / hoặc số ID địa phương. Và đừng quên nhận bảo hiểm bồi thường lao động

Thông tin nhân viên

Để thiết lập bảng lương, bạn cần có thông tin cho mỗi nhân viên mới, bao gồm tên, địa chỉ và số an sinh xã hội. Bạn cũng sẽ cần thông tin về thuế, như tình trạng nộp hồ sơ và chi tiết về các khoản khấu trừ hiện tại và các khoản đóng góp.

Nhân viên mới phải điền Mẫu W-4 (còn được gọi là Bảng tính trợ cấp cá nhân) để thiết lập trong hệ thống lương của bạn. Mẫu W-4 giúp bạn xác định mức thuế thu nhập liên bang để giữ lại tiền lương của mỗi nhân viên.

Nhân viên cũng sẽ cần điền Mẫu I-9 khi bạn thuê họ, nhưng biểu mẫu này không ảnh hưởng đến biên chế. Tuy nhiên, nó xác nhận tính đủ điều kiện của nhân viên để làm việc tại Hoa Kỳ, vì vậy điều quan trọng là phải thuê. Một số tiểu bang cũng yêu cầu E-Verify, một hệ thống bạn có thể sử dụng để đảm bảo nhân viên được phép làm việc tại Hoa Kỳ

Thông tin thanh toán

Đừng quên một trong những phần quan trọng nhất trong việc thiết lập mức lương và tần suất trả lương. Nhân viên sẽ nhận tiền lương theo giờ hoặc lương? Và, bạn sẽ trả bao nhiêu lần (hàng tuần, hai tuần một lần, hàng tháng)?

Bạn sẽ cần một hệ thống quản lý tham dự để theo dõi giờ làm việc, làm thêm giờ và thời gian trả lương. Và, bạn cần biết liệu nhân viên của bạn có được miễn hay không được miễn trừ. Nếu nhân viên đủ điều kiện cho tình trạng miễn trừ, bạn không trả tiền làm thêm giờ. Để tìm hiểu thêm, hãy tham khảo Bộ Lao động Hoa Kỳ. Giữ cho thông tin biên chế của bạn được tổ chức để duy trì hiệu quả và tuân thủ các yêu cầu pháp lý.

Để chạy bảng lương, bạn cần biết cách bạn lên kế hoạch trả lương cho nhân viên. Bạn có thể chọn từ một vài loại hình thanh toán khác nhau, bao gồm séc, tiền gửi trực tiếp, thẻ thanh toán và thậm chí là tiền mặt. Nếu bạn thanh toán qua khoản tiền gửi trực tiếp, hãy thu thập thông tin ngân hàng từ những người thuê mới của bạn.

Xem thêm: Cách thuê nhân viên đầu tiên của bạn

Cách xử lý thuế

Để tuân thủ IRS khi bạn chạy bảng lương, bạn cần phải làm quen với việc khấu trừ thuế biên chế. Mỗi kỳ lương, bạn sẽ cần phải khấu trừ thuế từ tổng số tiền lương của mỗi nhân viên.

Mặc dù có vẻ đáng sợ, việc xử lý thuế sẽ dễ dàng hơn khi bạn biết loại thuế bạn cần giữ lại. Và, bạn cũng cần phải biết phải làm gì với số tiền sau khi bạn giữ lại nó.

Bạn cần phải giữ những loại thuế nào?

Là chủ doanh nghiệp, bạn được yêu cầu khấu trừ thuế từ tiền lương của nhân viên. Khấu trừ thuế thu nhập liên bang, thuế tiểu bang và thuế thu nhập địa phương (nếu có), và thuế FICA.

Thuế thu nhập liên bang

Bạn phải khấu trừ thuế thu nhập liên bang dựa trên số phụ cấp mà nhân viên yêu cầu trên Mẫu W-4.

Ấn phẩm của IRS 15 là một nguồn tài nguyên tuyệt vời nếu bạn quyết định tìm hiểu cách thực hiện bảng lương theo cách thủ công. Bạn có thể chọn một trong hai bảng khấu trừ thuế thu nhập để giúp bạn tìm ra số tiền để giữ lại: phương thức khung tiền lương hoặc phương pháp tỷ lệ phần trăm. Phần mềm biên chế sẽ tự động tính thuế cho bạn.

Thuế được miễn nghĩa là gì trên Mẫu đơn W-4 của nhân viên? Trong một số trường hợp, một số nhân viên của bạn có thể được miễn thuế, nghĩa là bạn không khấu trừ thuế thu nhập liên bang từ tiền lương của họ. Mẫu W-4 của nhân viên cho bạn biết liệu một nhân viên có được miễn thuế hay không. Họ cần phải cung cấp cho bạn một Mẫu mới W-4 trước hạn chót mỗi năm để giữ trạng thái miễn trừ.

Thuế thu nhập của tiểu bang và địa phương

Tùy thuộc vào tình trạng kinh doanh của bạn, bạn có thể cần phải khấu trừ thuế nhà nước lương của nhân viên của bạn. Và, một số địa phương yêu cầu thuế thu nhập bổ sung.

Để tìm hiểu xem bạn có cần khấu trừ thuế thu nhập của tiểu bang và địa phương từ tiền lương của nhân viên hay không, bạn sẽ cần phải kiểm tra với tiểu bang của bạn.

Thuế FICA

FICA (Liên bang) Đạo luật Đóng góp Bảo hiểm) bao gồm hai loại thuế: Thuế An Sinh Xã Hội và Medicare. Cả chủ nhân và nhân viên đều đóng góp thuế FICA như nhau. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ giữ lại một tỷ lệ phần trăm nhất định từ tiền lương của nhân viên và đóng góp một tỷ lệ phần trăm phù hợp.

Mỗi năm, thuế suất FICA có thể thay đổi. Hiện nay, mức thuế an sinh xã hội là 6,2 phần trăm của tổng tiền lương của mỗi nhân viên. Chỉ có tiền lương lên tới 127.200 đô la mới bị đánh thuế. Tỷ lệ Medicare hiện tại là 1,45 phần trăm (trên tất cả tiền lương) của tổng tiền lương của mỗi nhân viên. Đừng quên, bạn cũng phải trả 6,2 phần trăm và 1,45 phần trăm tổng số tiền lương của nhân viên đối với phần chủ nhân! Và, bạn phải giữ lại một khoản thuế Medicare bổ sung là 0,9 phần trăm cho tiền lương của nhân viên trên $ 200,000 ($ 125,000 nếu kết hôn nộp đơn riêng biệt hoặc $ 250,000 nếu kết hôn cùng nộp đơn). Không có người chủ nào phù hợp với thuế Medicare bổ sung.

Thuế chỉ dành cho nhà tuyển dụng

Nếu bạn có nhân viên, bạn cũng cần phải trả thuế thất nghiệp liên bang (FUTA) và thuế thất nghiệp của tiểu bang (SUTA). Nhưng, bạn sẽ không giữ lại các khoản thuế này từ tiền lương của nhân viên.

Tiểu bang của bạn sẽ cho bạn biết mức thuế SUTA của bạn. Thuế suất FUTA là phần trăm tiền lương của nhân viên của bạn, lên đến một số tiền nhất định. Hầu hết các nhà tuyển dụng trả 6% trong số 7.000 đô la đầu tiên được trả cho mỗi nhân viên mỗi năm trừ khi họ sống trong trạng thái giảm tín dụng

Sau khi khấu trừ thuế, bạn sẽ làm gì với họ?

Nếu bạn bị đau đầu bởi điểm này, bạn không cô đơn. Xử lý thuế việc làm có thể khó khăn. Nhưng, đừng sợ - bạn gần như đã hoàn thành việc hiểu những điều cơ bản về cách xử lý thuế việc làm!

Lịch trình gửi tiền

Sau khi khấu trừ thuế, bạn cần nộp và nộp cho cơ quan thuế của chính phủ. Bạn phải tuân thủ một lịch trình gửi tiền, được xác định bởi IRS, để tìm ra mức độ thường xuyên bạn phải trả thuế.

Đối với thu nhập liên bang và thuế FICA, hãy thực hiện theo lịch trình gửi tiền hàng tuần hoặc hàng tháng. Lịch trình của bạn phụ thuộc vào tổng số tiền thuế được báo cáo trong Biểu mẫu 941 trong thời gian xem xét bốn quý. Bạn phải gửi tiền hàng tháng nếu bạn báo cáo $ 50.000 hoặc ít hơn trong các khoản thuế trong thời gian xem lại. Nếu bạn báo cáo hơn 50.000 đô la tiền thuế, bạn phải gửi tiền một tuần một lần. Xem các hướng dẫn trong Mẫu 941 để biết thêm chi tiết.

Nộp thuế FUTA theo quý. Ngày hết hạn của quý là ngày 30 tháng Tư, ngày 31 tháng 7, ngày 31 tháng 10 và ngày 31 tháng Giêng.

Thuế báo cáo

Bạn cũng cần báo cáo thuế trên các mẫu của chính phủ. Báo cáo thuế thu nhập liên bang và thuế FICA (thuế an sinh xã hội và thuế Medicare) mỗi quý theo Mẫu 941. Bạn cũng sẽ báo cáo thuế FUTA theo Mẫu 940, đến hạn vào ngày 1 tháng 1 hàng năm.

Đối với thuế tiểu bang và thuế thu nhập địa phương và SUTA thuế, bạn sẽ cần lấy thông tin từ tiểu bang của bạn. Kiểm tra Bản công bố của IRS 15 để biết thêm thông tin về việc gửi và báo cáo thuế.

Xem thêm: Thuế cá nhân so với thuế doanh nghiệp: Khác biệt là gì?

Câu hỏi, nhận xét, mối quan tâm?

Trước khi bạn có thể thuê nhân viên, bạn cần phải đưa công việc vào quá trình thiết lập biên chế. Và khi bạn có nhân viên, đừng quên giữ lại, báo cáo và nộp thuế. Để đơn giản hóa bảng lương, bạn luôn có thể cân nhắc đầu tư vào phần mềm biên chế phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Một số hệ thống phần mềm biên chế sẽ khấu trừ, gửi tiền và nộp thuế. Tất cả những gì bạn làm là nhập thông tin khấu trừ cho nhân viên của bạn.

Nếu bạn có thắc mắc, bạn luôn có thể liên hệ với đại lý thuế địa phương của mình. IRS cũng cung cấp các tài nguyên về thuế việc làm:

Hiểu Thuế Việc Làm

• Tiền gửi và Báo cáo Thuế Việc làm
• Ngày Thuế
• Bạn có thể nghĩ rằng sẽ khó hiểu các yêu cầu pháp lý khi thuê mới nhân viên và bảng lương. Nhưng, bạn là chủ doanh nghiệp! Bạn đã đi qua máy vắt và quyết định theo đuổi đam mê của mình. Việc thiết lập bảng lương sẽ được quản lý miễn là bạn có một phác thảo rõ ràng về những việc cần làm.