Để Băm nhỏ, hoặc không bị cắt xén? Lưu giữ hồ sơ cho các doanh nghiệp mới |

Bắt đầu công việc kinh doanh của riêng bạn là bước đầu tiên thú vị trong thế giới tàu. Nó cũng là khởi đầu của mối quan hệ của bạn với IRS.

Bạn có nghĩa vụ pháp lý để giữ hồ sơ tài chính trên tay vì lợi ích của IRS. Nhưng bạn nên giữ cái nào, và cái nào chỉ là sự lộn xộn của văn phòng?

Tại dịch vụ sổ sách kế toán trực tuyến, chúng tôi là các chuyên gia khi nói đến các sắc thái tài chính theo dõi tài chính của bạn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ xem xét các hồ sơ bạn cần lưu giữ, bạn cần giữ chúng trong bao lâu và một vài phương pháp hiệu quả mà bạn có thể sử dụng để giữ hồ sơ của mình được sắp xếp.

Xem thêm: Tôi có thể chi phí này không? Một kế toán giải thích thế giới của việc xóa sổ

Tôi cần giữ những hồ sơ thuế nào?

Nếu bạn tự làm chủ hoặc sở hữu một doanh nghiệp nhỏ, IRS yêu cầu bạn giữ tài liệu hỗ trợ các yêu cầu về thu nhập, khấu trừ hoặc tín dụng xuất hiện trên mẫu khai thuế của bạn. Điều này chứng minh rằng bạn đã kiếm được những gì bạn đã nói với IRS bạn kiếm được, hoặc mua những gì bạn đã nói với IRS bạn mua.

Nói chung, tài liệu bạn nên giữ bao gồm:

• Biên nhận
• Ngân hàng và bảng sao kê thẻ tín dụng
• Hóa đơn
• Séc đã hủy
• Hóa đơn
• Bằng chứng thanh toán
• Báo cáo tài chính từ người kế toán của bạn
• Thu nhập trước thuế
• Mẫu W2 và 1099
• Bất kỳ bằng chứng tài liệu nào khác hỗ trợ mục thu nhập, khấu trừ hoặc tín dụng thể hiện trên tờ khai thuế của bạn

Hãy nhớ rằng đây không phải là danh sách toàn diện. Bản chất và cấu trúc pháp lý của doanh nghiệp của bạn sẽ ảnh hưởng đến những hồ sơ bạn cần giữ cho IRS.

Gánh nặng bằng chứng là bạn, chủ doanh nghiệp, để cung cấp tất cả các tài liệu cần thiết. Vì vậy, khi bạn bắt đầu lưu giữ hồ sơ, tuân thủ nguyên tắc đơn giản này: Giữ mọi thứ.

Trong trường hợp kiểm toán, tuyến phòng thủ đầu tiên của bạn là biên nhận và hồ sơ thuế. Lưu trữ tất cả chúng sẽ tối đa hóa mức độ bảo vệ của bạn. Ngoài ra, giữ biên lai đảm bảo bạn sẽ có thể yêu cầu khấu trừ thuế bạn nợ.

Xem thêm: 7 Thói quen giữ sách Mọi người nên chấp nhận

Ngoại lệ có thể: Quy tắc 75 đô la

Có một số chi phí bạn không bắt buộc phải giữ biên nhận hợp pháp. Ví dụ, IRS không yêu cầu bạn phải giữ biên lai cho việc đi lại (trừ chỗ ở), giải trí, quà tặng, hoặc vận chuyển, miễn là những điều sau đây áp dụng:

• Chi phí, không bao gồm chỗ ở, nhỏ hơn $ 75
• Chi phí cho giao thông vận tải, và biên lai không có sẵn

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng trong trường hợp kiểm toán, bất kỳ chi phí nào cũng có thể được đặt vào câu hỏi - ngay cả những người dưới 75 đô la.

Để biết thêm thông tin, xem xét hướng dẫn của IRS về chi phí chứng minh dưới $ 75.

Xem thêm: Bảng kê kế toán

Thời gian lưu hồ sơ thuế

Quy tắc ba năm:

Lập kế hoạch giữ thuế hồ sơ trong ba năm kể từ ngày quý vị nộp tờ khai, hoặc từ ngày đáo hạn trả lại đã nói (tùy theo điều kiện nào sau này). Nếu bạn khai thuế sớm, nó được coi như đã được nộp vào ngày đáo hạn.

Quy tắc ba năm này đến với chúng tôi thông qua Quy chế Hạn chế, là khoảng thời gian mà bạn, người nộp thuế có thể sửa đổi khai thuế - hoặc trong đó IRS có thể kiểm toán tờ khai thuế nói trên. Khi hết hạn chế, bạn không còn cần lưu giữ hồ sơ thuế trong khoảng thời gian đó.

Ngoại lệ đối với quy tắc ba năm:

Như mọi khi, có những ngoại lệ đối với quy tắc này. Trong một số trường hợp, bạn sẽ cần phải giữ các bản ghi dài hơn yêu cầu về Quy chế giới hạn ba năm. Các trường hợp ngoại lệ bao gồm:

Nợ xấu và chứng khoán vô giá trị: Nếu bạn khấu trừ chi phí của các khoản thuế này trong hồ sơ khai thuế, lưu giữ hồ sơ trong bảy năm.

Thu nhập bị bỏ qua: Nếu bạn không báo cáo thu nhập cho IRS, và đó là hơn 25 phần trăm tổng thu nhập ghi trên tờ khai của bạn, lưu giữ hồ sơ trong sáu năm sau ngày bạn nộp hoặc ngày đáo hạn của sự trở lại - tùy theo điều kiện nào sau đó.

Hồ sơ nhân viên: Hồ sơ việc làm cần được lưu giữ bốn năm sau khi các khoản thuế lương có liên quan đến hạn, hoặc được thanh toán tùy theo điều kiện nào sau đó.

Thu nhập gian lận: Nếu bạn điền vào một khoản tiền gian lận, giữ nó tốt hơn.

Bản ghi tài sản: Bạn nên giữ hồ sơ kết nối với việc nắm giữ tài sản trong suốt thời hạn của thời hiệu ba năm sau khi tài sản nói để lại quyền sở hữu của bạn.

Về hồ sơ tài sản, bạn cần phải giữ tài liệu như chứng thư, tiêu đề và hồ sơ cơ sở chi phí. Điều này cho phép bạn tính toán bất kỳ khấu hao, khấu hao hoặc khấu trừ cạn kiệt nào, cũng như yếu tố tăng hoặc giảm khi bạn bán hoặc xử lý tài sản.

Xem thêm: 6 sai lầm kế toán khiến các doanh nghiệp nhỏ gặp rủi ro

Cách biên lai cửa hàng và hồ sơ thuế

Khi bạn đã xác định hồ sơ nào bạn cần lưu giữ và trong bao lâu, đã đến lúc thiết lập hệ thống để tổ chức chúng.

Rất may, IRS chấp nhận các tài liệu kỹ thuật số miễn là chúng hoàn chỉnh, tái tạo chính xác các bản gốc. Khi có yêu cầu, bạn sẽ có thể tạo một bản in có thể đọc được của bất kỳ tài liệu cụ thể nào.

Điều này có nghĩa là những ngày sử dụng tủ hồ sơ để lưu trữ hồ sơ thuế của bạn đã hết; có một số giải pháp kỹ thuật số mà bạn có thể sử dụng để không cần giấy tờ và lưu giữ hồ sơ theo thứ tự.

Các tùy chọn lưu trữ đám mây an toàn như Dropbox, Evernote hoặc Google Drive cho phép bạn lưu trữ tài liệu của mình một cách an toàn trực tuyến. Khi doanh nghiệp của bạn được thành lập, nếu bạn thấy mình đang xử lý nhiều thủ tục giấy tờ, hãy cân nhắc đầu tư vào máy quét tốc độ cao tự động để truyền trực tuyến hiệu quả hơn.

Bạn cũng nên giữ một bản sao lưu tài liệu của bạn, trên thiết bị lưu trữ vật lý được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc trong tài khoản đám mây thứ cấp.

Xem thêm: Kế toán doanh nghiệp nhỏ 101: 9 bước để có được doanh nghiệp mới của bạn theo dõi

Lưu giữ hồ sơ cho mục đích phi thuế

Khi bạn không còn cần phải giữ tài liệu vì mục đích thuế, hãy kiểm tra kỹ xem bạn có chắc chắn không cần chúng trước khi băm nhỏ chúng hay không. Chủ nợ, luật sư hoặc công ty bảo hiểm của bạn có thể cần bạn giữ chúng lâu hơn IRS.

Nếu bạn sử dụng lưu trữ trực tuyến, thay vì xóa tài liệu bạn không còn cần nữa, bạn có thể lưu trữ chúng vĩnh viễn. điều hướng các khu vực màu xám của việc lưu giữ hồ sơ kinh doanh nhỏ và thiết lập một hệ thống tổ chức không cần giấy tờ, sẽ giúp bạn tránh khỏi những nguy hiểm của sự lộn xộn trong văn phòng, đồng thời đảm bảo rằng bạn luôn chơi theo các quy tắc.