Công cụ, mẹo và thủ thuật để viết kinh doanh được cải thiện |

Trong số nhiều khóa học tôi học đại học, viết kinh doanh là thử thách nhất. Học sinh có kế hoạch liên quan đến nghề nghiệp kinh doanh không quan tâm đến các quy tắc trừu tượng, tham khảo các tiêu chuẩn, khó hiểu ngôn ngữ pháp lý và các tài liệu khác được trình bày trong các lớp đó. Sau khi một thuật ngữ dành cho việc chỉnh sửa và viết các tài liệu khác nhau, bạn cùng lớp của tôi và tôi thậm chí còn bối rối hơn.

Viết rõ ràng và ngắn gọn nên dễ dàng đến trong thế giới kinh doanh, nơi một số lượng email chính thức vô tận được gửi vào ban ngày và trong đó thông điệp quan trọng được chuyển tải. Tuy nhiên, không phải tất cả mọi người kinh doanh đều có khả năng giao tiếp hiệu quả thông qua các từ viết. May mắn thay, luôn có không gian để cải thiện, miễn là chúng tôi cam kết phát triển kỹ năng này.

Khóa học viết kinh doanh đó đã dạy cho tôi rất nhiều điều, nhưng không đưa ra nhiều lời khuyên thiết thực. Sau nhiều email, kế hoạch và thư kinh doanh, tôi đã thực hiện một số cải tiến thực tế mà tôi sắp chia sẻ với bạn.

Xem thêm: Cách viết một kế hoạch kinh doanh

Công cụ để viết kinh doanh được cải thiện:

Thực hành viết bài kinh doanh là cách tốt nhất để cải thiện kỹ năng của bạn, nhưng bạn vẫn cần một số công cụ để làm cho quy trình hiệu quả hơn. Sau nhiều thử nghiệm và sai sót, tôi đã tìm thấy năm công cụ này không bao giờ thất bại trong việc mang lại kết quả tuyệt vời:

1. Email Excellence

Khi bạn có một email quan trọng để viết, nhưng thấy mình đang nhìn chằm chằm vào hộp thư trống, đây là công cụ bạn cần. Email Excellence cung cấp một phác thảo cơ bản cho các thư của bạn với các giải thích rõ ràng về từng phần tử. Và, nó thậm chí còn cung cấp cho bạn các điểm khởi đầu.

2. NinjaEssays

Trang web này là giải pháp tốt nhất cho các tình huống khẩn cấp. Nếu bạn có một tài liệu khẩn cấp để chuẩn bị hoặc bạn chỉ đơn giản là không thể viết nội dung cần thiết bất kể thời hạn, các nhà văn chuyên nghiệp tại dịch vụ viết tùy chỉnh NinjaEssays có thể giúp đỡ. Công ty cung cấp cho các nhà văn và biên tập viên từ tất cả các danh mục, vì vậy bạn có thể nhận được các tài liệu kinh doanh của mình được viết và hoàn thiện trong thời gian không.

3. Docstoc

Nếu bạn cần viết một tài liệu quan trọng, chẳng hạn như thỏa thuận bảo mật, thông báo cuộc họp hoặc đánh giá hiệu suất của nhân viên, bạn nên kiểm tra xem Docstoc có cung cấp biểu mẫu hay không. Bạn không cần phải tạo các tài liệu này từ đầu khi bạn có thể đạt được kết quả tốt hơn và nhanh hơn với mẫu.

4. Dragon Dictation

Đây là công cụ hoàn hảo cho những người kinh doanh thường nói chuyện thoải mái hơn là viết. Bạn có thể sử dụng Dragon Dictation trên điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính của mình. Tất cả những gì bạn cần làm là nói chuyện và công cụ sẽ dịch các từ của bạn thành văn bản. Sau đó, bạn có thể xuất nội dung sang tài liệu Word, email hoặc phương tiện truyền thông xã hội.

5. Scrivener

Nếu bạn phải viết một tài liệu dài, làm như vậy trong Word có thể làm bạn bối rối hơn nữa. Scrivener cho phép bạn tạo nội dung trong các phần và di chuyển chúng xung quanh cho đến khi bạn nhận được đúng thứ tự. Bạn cũng có thể làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn bằng cách chèn thông tin nghiên cứu và ghi chú cùng với các đoạn văn.

Xem thêm: Những điều bạn không nên hỏi người nộp đơn

Một bức ảnh được đăng bởi Bplans (@teambplans) vào ngày 19 tháng 1 năm 2016 lúc 12: 15pm PST

Mẹo và thủ thuật:

Tránh nhấn mạnh các từ

Từ đầu tiên cần tránh là rất . Nó mô tả bạn là người sáng tạo nhất từ ​​trước tới giờ. Có nhiều cách khác nhau để thay thế từ đó trong gần như tất cả các công trình xây dựng. Ví dụ, thay vì nói rằng ý tưởng kinh doanh của một ai đó là "rất thông thường", bạn có thể sử dụng từ bảo thủ . Thay vì mô tả một ứng cử viên làm việc với một người có “tính cách mạnh mẽ”, bạn có thể nói rằng anh ta đã quyết tâm, kiên định hoặc không chịu.

Tránh lạm dụng các giới từ

Những từ và cụm từ này hữu ích khi bạn muốn thực hiện chảy chuyển tiếp từ đoạn này sang đoạn khác, nhưng thường làm suy yếu văn bản và thêm vào những từ không cần thiết. Thay vì viết "Chúng tôi sẽ có một cuộc họp liên quan đến các đề xuất cải thiện ngân sách vào ngày 12 tháng 2", bạn có thể nói "Chúng tôi sẽ có cuộc họp ngân sách vào ngày 12 tháng Hai."Tránh biệt ngữ

Biệt ngữ kinh doanh có thể thú vị khi bạn nói chuyện với đồng nghiệp của bạn, nhưng nó làm cho bạn âm thanh ngớ ngẩn trong email và tài liệu. Lần sau, bạn cảm thấy muốn viết

tham gia một nhóm hổ , nền tảng đốt , năng lực cốt lõi , di chuyển kim hoặc suy nghĩ bên ngoài hộp , bạn nên tìm một cách rõ ràng hơn để thể hiện bản thân mình. Điều đặc biệt quan trọng là tránh cliche khi bạn giao tiếp với những người bên ngoài thế giới kinh doanh.

Đừng dùng những từ lớn

Các nhà văn thiếu kinh nghiệm nghĩ rằng việc sử dụng những từ ngữ lớn sẽ làm cho nội dung của họ tốt hơn. Một từ "thông minh" được xác định bởi số lượng lớn các âm tiết mà nó có. Bạn muốn sử dụng từ

bắt đầu thay vì bắt đầu , hoặc sử dụng thay vì sử dụng ? Đừng! Luôn luôn tốt hơn để dựa vào vốn từ vựng đơn giản. Nhằm mục đích cho giọng nói tích cực

Câu thụ động tập trung vào điều hoặc người hành động, vì vậy người đọc không thể xác định rõ ràng người chịu trách nhiệm về hành động. Giọng nói thụ động thường có vẻ gián tiếp và dài dòng, hoàn toàn trái ngược với nguyên tắc viết văn bản kinh doanh.

Thay vì nói “dự án đã được Michael trình bày”, bạn nên chọn “Michael trình bày dự án.”

Tạo email tin nhắn ngắn hơn

Nếu không, bạn có nguy cơ mất sự chú ý của người nhận. Nhắm vào năm câu hoặc ít hơn, điều này sẽ giúp người đọc dễ dàng đọc và trả lời trực tiếp từ điện thoại thông minh của họ. Nếu bạn có nhiều điều quan trọng cần nói, hãy thử lên lịch cuộc họp hoặc hội nghị video.

Không sử dụng quá nhiều dấu chấm than

Không sao nhấn mạnh một điểm trong viết kinh doanh, nhưng việc sử dụng quá nhiều dấu chấm than sẽ làm giảm tác động

Hãy nhớ: Không bao giờ đặt nhiều dấu chấm than ở cuối câu. Điều đó khiến bạn tỏ ra thô lỗ.

Tránh sự xao nhãng

Đây là điểm yếu phổ biến nhất trong tài liệu kinh doanh. Bạn không cần phải đáp ứng yêu cầu về độ dài - những ngày đó kết thúc khi bạn tốt nghiệp đại học. Thay vì viết các câu dài để pha loãng thông tin, hãy nhắm đến những từ ngắn hơn có chứa nhiều tinh túy hơn trong ít từ hơn.

Biết khán giả của bạn

Nếu bạn muốn viết một email thích hợp, bạn nên hiểu người nhận biết gì về vấn đề này bạn tập trung vào. Bạn cần phải điều chỉnh từ vựng, giai điệu và phong cách viết của bạn tùy thuộc vào khán giả và tình huống.

Đọc to nội dung

Xem tài liệu hoặc tin nhắn trước khi gửi cho người nhận. Điều đó sẽ không chỉ giúp bạn cải thiện phong cách và sự rõ ràng của nó, mà còn cho phép bạn định vị những sai lầm như thiếu từ, cụm từ lặp đi lặp lại và lỗi chính tả.

Xem thêm: Cách viết một tuyên bố nhiệm vụ trong 5 bước dễ dàng

Hãy nhớ rằng: Viết bài kinh doanh là một kỹ năng quan trọng để phát triển.

Là một doanh nhân, bạn luôn cần phải để lại một ấn tượng tuyệt vời. Viết một email khó hiểu không có cấu trúc và nhiều lỗi không phải là cách tốt nhất để đạt được điều đó. Không có vấn đề làm thế nào khó khăn có vẻ như, kinh doanh bằng văn bản là giá trị làm việc trên. Các mẹo và công cụ được liệt kê ở trên sẽ cho phép bạn thể hiện bản thân thông qua việc viết nhiều hiệu quả hơn.

Bạn có thêm mẹo nào không? Bạn đã sử dụng bất kỳ công cụ nào trong số những công cụ này để giúp bạn viết bài kinh doanh của mình chưa? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận.