Ba hạn chế của dự án và thực hiện |

Hãy đối mặt với nó như một chủ doanh nghiệp nhỏ hay người quản lý, bạn chủ yếu là người quản lý dự án. Hiếm khi bạn tập trung vào chuyên môn của bạn. Bạn chỉ đạo công việc của người khác, đưa ra quyết định lớn, có thể xử lý giá thầu và quy trình trích dẫn đề xuất và hoàn thành nhiều công việc hàng ngày khác chỉ để giữ cho mọi thứ hoạt động.

Quản lý dự án hoạt động trên một sự cân bằng tinh tế về cái mà tôi gọi là Trifecta của Quản lý dự án:

• Chất lượng: Mức độ xuất sắc của sản phẩm - cho dù nó đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi / thông số
• Chi phí: Số tiền cần để sản xuất sản phẩm nói trên (bao nhiêu vật liệu để tạo ra chi phí sản phẩm cũng như số tiền cần thiết để nhiên liệu sản xuất)
• Lịch trình: Thời gian cần thiết để tạo ra sản phẩm được thêm vào với lượng thời gian cần thiết để giao nó

Hãy xem xét một viễn cảnh giả tưởng. Giả sử bạn sở hữu một công ty tiếp thị và thiết kế đồ họa chỉ cần chọn một khách hàng cần sách quảng cáo cho một triển lãm thương mại sắp tới. Nếu bạn nhìn vào dự án thông qua mô hình ràng buộc ba, bạn sẽ cần cộng tác với khách hàng của bạn trên một kế hoạch rõ ràng đưa ra chất lượng mong đợi, so với thời gian bạn mong đợi để chi tiêu, kỳ vọng của họ cho một ngày hoàn thành, và chi phí, bao gồm cả chi phí thêm và các yếu tố chi phí khác. Thông thường, lập kế hoạch cho một dự án không phải là một môn khoa học khó. Stuff xảy ra và lịch trình hoặc chi phí phải thay đổi một chút. Đơn giản chỉ cần xây dựng trong một số tụt hậu về lịch trình và một số linh hoạt về chi phí. Sau đó, quản lý khi bạn đi. Đọc tiếp để xem thêm chi tiết về những cân nhắc mà bạn cần phải thực hiện cho từng khía cạnh của mô hình ràng buộc ba cho các dự án.

Chất lượng

Ngay từ đầu, hãy trao đổi với khách hàng của bạn về nhu cầu so với chi phí và thời gian. Viết xuống chính xác những gì họ muốn và những gì họ đang có và không sẵn sàng thỏa hiệp về chất lượng. Lưu ý rằng trên cả hai đầu của bạn và kết thúc của khách hàng, nó rất dễ dàng để có được mang đi với mong muốn cải thiện sản phẩm và thực hiện thay đổi. Điều này, trong khi nó có khả năng có thể làm cho một sản phẩm tốt hơn, cũng có thể nhanh chóng quay ra khỏi contro. Bạn có thể thấy mình mất thời gian và tiền bạc với một sản phẩm chưa hoàn thành. Sẽ thuận tiện hơn khi tạo ra một sản phẩm sẽ hoạt động và cũng được hoàn thành trong thời gian và ngân sách tài chính so với kịch bản trước đó. Có thể cần phải bỏ qua một “ngân sách đệm” trong trường hợp xảy ra sự cố này.

Chi phí

Khi nói về chi phí, hãy cẩn thận với mức giá cố định. Thông thường (do chất lượng xoắn ốc được thảo luận trước đó) chi phí cố định thực sự có thể phản tác dụng đối với nhà sản xuất, khiến họ tốn nhiều tiền hơn dự định. Thay vào đó, yêu cầu họ cung cấp cho bạn mức tối thiểu và tối đa mà họ sẵn sàng trả. Sau đó, đi cho tối thiểu. Nhiều hơn khả năng, ngay cả khi bạn nhắm đến mức tối thiểu, bạn sẽ kết thúc bằng một con số gần với mức tối đa. (Điều này quay trở lại ý tưởng của một ngân sách đệm).

Lịch trình

Lập kế hoạch có thể bực bội và tẻ nhạt. Tuy nhiên, nó thực sự có thể trả hết cho bạn trong thời gian dài. Đặt ngày cho mỗi cấp sản xuất khi bạn mong đợi có một số khía cạnh của dự án được thực hiện. Hiểu rằng thời hạn sản xuất có thể không và sẽ không luôn luôn được đáp ứng, vì vậy một lần nữa với ý tưởng ngân sách đệm, đảm bảo thời hạn của bạn là ít nhất một vài ngày sau khi bạn thực sự cần phải có thời hạn đáp ứng.

Để biết thêm thông tin …

Nếu bạn thực hiện những ý tưởng này, biết rằng trifecta hoạt động như một hệ thống kiểm tra và cân bằng, thì bạn sẽ có thể sản xuất tài liệu khả thi một cách hiệu quả và trong phạm vi ngân sách. Để biết thêm thông tin về các khái niệm cơ bản về quản lý dự án, dưới đây là một số tài nguyên tuyệt vời:

• Wiki về Quản lý dự án - Một bài viết giới thiệu tuyệt vời về các khái niệm và cách tiếp cận quản lý dự án.
• Tam giác quản lý dự án - Một cuộc thảo luận toàn diện hơn về mô hình ràng buộc ba như được thảo luận ở đây.